O termo “gestão de tempo” é bastante popular no mercado de trabalho. Talvez você já tenha visto em um anúncio de vaga de emprego como um requisito. Ou até mesmo instituições oferecendo cursos voltados para esse tema. Isso porque, em uma rotina cada vez mais agitada, quem consegue administrar o próprio tempo é bem avaliado pelas organizações.

É preciso entender que a organização pessoal não é somente para entregar as atividades de forma rápida. Isso também envolve a qualidade da entrega, distribuição das tarefas e saber classificar o que é prioridade ou não. 

Neste artigo você vai aprender mais sobre o que é gestão de tempo e como essa habilidade comportamental é importante para a sua carreira.

O que significa fazer gestão de tempo?

A gestão de tempo está relacionada ao gerenciamento e organização de como você administra o tempo para realizar atividades específicas. E o principal objetivo é conseguir aproveitar o tempo que tem, para realizar as atividades com qualidade. 

Para ter uma rotina eficiente não basta dividir as horas para cada atividade, mas existem princípios que devem ser seguidos. 

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Conheça os 5 princípios da gestão de tempo

Se você quer desenvolver essa habilidade, saiba que é essencial seguir cinco princípios: priorização, planejamento, foco, organização e economia de tempo.

Veja nos próximos tópicos a explicação sobre cada um desses princípios e como unidos, podem te ajudar a se tornar ainda mais produtivo.

Priorização

Priorização é o ato de identificar e classificar tarefas de acordo com sua importância e urgência, garantindo que o tempo e os recursos sejam investidos no que realmente importa. 

Quando você estabelece prioridades, consegue focar nas atividades que trazem os melhores resultados. Por exemplo, imagine que você precisa realizar diversas tarefas ao longo da semana. Mas qual ou quais realmente trarão um resultado imediato e outras que não são tão urgentes assim?

Ao separar o que é prioridade ou não, é possível evitar a sobrecarga e o desperdício em tarefas de menor impacto.

Planejamento

Um bom planejamento organiza o fluxo de trabalho e estabelece metas claras, ajudando a prever desafios e a distribuir melhor o tempo e os recursos. Com ele, é possível definir prazos realistas e criar um roteiro para atingir objetivos.

Foco

Ter foco é essencial para se manter produtivo e evitar distrações, que podem comprometer o cumprimento de prazos e a qualidade das entregas.

Manter-se focado sem evitar distrações tem se tornado um desafio maior, principalmente por causa das distrações online. Pode ser uma notificação no celular, as redes sociais, por exemplo.

Se você percebe que tem dificuldade com essa questão, existem algumas dicas de foco que podem te ajudar. Uma coisa muito simples é guardar o celular em um local longe da sua vista, como em uma gaveta. Além disso, você também pode deixar o celular no silencioso e desativar as notificações das redes sociais.

Organização

A organização traz clareza e facilita o acesso a informações, materiais e ferramentas, o que contribui para um ambiente de trabalho mais produtivo. Ao organizar o espaço e os processos, você economiza tempo, além de reduzir as chances de ficar mais estressado.

A organização é importante não somente para você, mas para aqueles que trabalham ao seu lado. Imagine que alguém precisa de um documento importante e você sabe exatamente onde está, sem precisar perder tempo procurando em arquivos no computador. Isso gera agilidade e eficiência no trabalho e todos são beneficiados.

Economizadores de tempo

Ferramentas e técnicas que economizam tempo, como listas de tarefas, automação e divisão de atividades, ajudam a aumentar a produtividade e a evitar retrabalho. Atualmente existem diversas ferramentas de gestão de tempo utilizadas por muitas empresas. Com o crescimento de trabalhos remotos ou híbridos, elas são muito eficientes para a organização de tarefas e bom andamento do trabalho da equipe. Conheça alguns nomes das ferramentas mais utilizadas:

• Trello;
• Clickup;
• Runrun It;
• Monday.

Metodologias ágeis para ajudar na produtividade

Aplicar os princípios da gestão do tempo em sua rotina de trabalho é muito importante para que suas atividades sejam realizadas com eficiência. E para tornar a sua rotina de trabalho ainda melhor, também é possível utilizar as metodologias ágeis.

Muito comuns na área de desenvolvimento de software, as metodologias ágeis são aplicadas para acelerar o andamento de projetos. Existem algumas metodologias no mercado e cada empresa aplica de acordo com aquilo que acha mais eficiente. As três mais comuns são:

• Kanban;
• Scrum;
• EXtreme Programming (XP).

Se você quer se destacar nas entrevistas de emprego e crescer profissionalmente na sua área, conhecer as metodologias ágeis é muito importante. Embora sejam muito utilizadas em áreas específicas, como TI, essas metodologias também se aplicam a diversas outras profissões.

Por que é importante fazer gestão do tempo no trabalho?

As empresas estão em busca de profissionais que estejam capacitados para desenvolver tarefas com mais agilidade, sem perder a qualidade. 

Tornar a gestão de tempo algo presente na sua vida é extremamente importante, pois não afeta somente o seu trabalho, mas também a sua vida pessoal. Pois com a organização e a produtividade mais eficiente, isso proporciona um equilíbrio entre vida pessoal e profissional, trazendo mais qualidade de vida.

O gerenciamento do tempo ajuda a evitar ter que refazer o trabalho, diminui as chances de estresse e colabora com o bom trabalho em equipe. Além disso, conforme a sua produtividade e qualidade vão aumentando, mais os líderes vão percebendo a capacidade do funcionário, o que pode resultar em uma promoção.

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Como destacar a organização pessoal na entrevista de emprego?

Se você possui a soft skill de gerenciamento do tempo, essa é uma habilidade que precisa estar no seu currículo. Mas na hora da entrevista de emprego, como demonstrar que você sabe aplicar na prática?

A melhor forma é trazer exemplos para que o recrutador conheça mais sobre a sua experiência. Veja como você pode responder ao entrevistador:

“Em minha última experiência, por exemplo, trabalhei em um projeto com prazos curtos e demandas variadas. Para garantir que cada etapa fosse cumprida no tempo certo, organizei um cronograma diário, dividindo as tarefas mais complexas para os horários de maior foco e deixando as atividades de suporte para os momentos em que precisava responder e-mails ou atender outras demandas menores. Também utilizo ferramentas de gestão, como o Trello e o Google Calendar, para acompanhar o andamento de cada tarefa e ajustar prioridades quando necessário. Esse método me permite entregar resultados consistentes dentro dos prazos e com qualidade.”

Veja que no exemplo acima, o candidato utilizou os 5 princípios da gestão do tempo. Para complementar ainda mais a resposta, é possível trazer informações em números. Por exemplo, quantos projetos entregou, o número de profissionais que gerenciava através das ferramentas, quanto tempo diminuiu entre os processos etc. Para se aperfeiçoar ainda mais nessa habilidade, invista em cursos. Você pode encontrar com facilidade cursos online disponíveis em instituições que oferecem o conteúdo da aula de forma gratuita. Aproveite e invista na sua carreira!