Por Rômulo Martins
 
A secretária executiva Silvia Mattar Simões Querolo, 34, tem a agenda lotada. Com experiência de 10 anos, ela assessora três diretores e quatro gestores (e suas respectivas equipes) na multinacional japonesa Yamaha. Na lista de tarefas da secretária incluem-se compra de passagens e materiais de escritório, reserva de hospedagens, acompanhamento de eventos e contratação do serviço, controle orçamentário dos setores por quais é responsável, dentre outras.
Há ainda atividades particulares de dois diretores de que está incumbida. “São serviços bancários, leitura de contratos, escola para os filhos”, diz Silvia. Para dar conta do recado e agilizar a rotina corrida dos executivos, a secretária conta com a organização e o dinamismo.
Otimizar o tempo do assessorado é hoje o principal objetivo do secretário e da secretária executivos. Segundo estudo publicado na Revista Harvard Business Review, o profissional da área deve tornar o executivo 8% mais produtivo para compensar o investimento em sua contratação. Ou seja, precisa poupar cerca de cinco horas em uma semana de trabalho de 60 horas.
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O executivo Eduardo Rosin, diretor de relações institucionais da Controlar, empresa especializada em inspeção ambiental de veículos em São Paulo, atesta que os profissionais de secretariado são fundamentais para dar agilidade às atividades do assessorado. “São eles que liberam o executivo para que tenham foco apenas nos negócios da empresa.”
Perfil
De acordo com Isabel Cristina Baptista, presidente do Sindicato das(os) Secretárias(os) do Estado de São Paulo (Sinsesp), o secretário e a secretária executivos devem ter foco no assessoramento, além de desenvolver habilidades comportamentais para lidar com diferentes públicos. “A todo o momento, é preciso gerenciar relacionamentos e informações.”
A secretária Silvia Querolo ressalta a necessidade do perfil multifuncional, a capacidade de diálogo com várias áreas da empresa, o conhecimento avançado em informática e o domínio do português e de línguas estrangeiras.
Dentre as funções do secretário e da secretária executivos, Isabel destaca o monitoramento da agenda do executivo, atendimento a clientes internos e externos, sistematização do fluxo de atividades, arquivamento de documentos, gestão da área secretarial e elaboração de comunicados em diversas línguas.
O salário inicial é de R$ 920 (nível médio) ou R$ 1,3 mil (nível superior). Mas os rendimentos podem chegar a R$ 13 mil mensais. Isabel explica que os valores dependem do porte da companhia, tempo de experiência e da formação. Segundo ela, profissionais formados em outros ramos podem requerer o registro de Secretariado. Para isso, devem comprovar a realização de cursos presenciais ou a distância na área.
Serviço:

• COINS – Congresso Internacional de Secretariado
• Período: 28 e 29 de outubro
• Local: Sheraton São Paulo WTC Hotel
• Endereço: Avenida Nações Unidas, 12.559, Brooklin Novo, São Paulo
• Inscrições e informações: http://www.coins.sinsesp.com.br/coins
• Telefone: (11) 3662-0241
• Realização: Sindicato das(os) Secretárias(os) do Estado de São Paulo