por Camila Micheletti
A estrutura varia. Em algumas organizações, o departamento de RH é o responsável pela comunicação interna da empresa, em outras, são áreas distintas, sendo que há um departamento de comunicação responsável pelas estratégias e ações de comunicação na empresa. A comunicação interna também pode ser tarefa da assessoria de imprensa, que também gerencia a comunicação externa – com a mídia.
Célia Marcondes Ferraz, Diretora de educação e comunicação corporativa da Accor Brasil, resume o foco de cada área: “A tarefa da Comunicação Interna é mostrar para os funcionários que a empresa é o melhor lugar para se trabalhar. Já o setor de Recursos Humanos deve colocar isso em prática, com plano de carreira, plano de benefícios, promoções e um ambiente de trabalho agradável e produtivo”. Sem dúvida uma interação entre as duas áreas faz com que a divulgação das políticas de RH tenha uma amplitude muito maior. De acordo com Célia, “O RH não tem uma grande capacidade de divulgação e comunicação como tem o departamento de Comunicação, então se não há uma interação, o RH fica isolado, as informações se perdem e muitos funcionários acabam não sabendo o que se passa na empresa. Com a divulgação das informações e o levantamento das necessidades de cada um, tudo fica mais fácil”, afirma a diretora.
A Accor conta com vários instrumentos de divulgação interna: um jornal com periodicidade mensal, jornal mural que vai para todos os quadros de aviso da empresa e a Intranet, que traz informações sobre qualidade de vida, cursos e um banco de vagas onde o profissional pode se candidatar caso queira mudar de área. Apesar de serem áreas separadas, a diretora de comunicação conta que o RH e a Comunicação atuam de forma extremamente interligada na empresa, um depende do outro.
Já na empresa DHL Worldwide Express, a comunicação interna é responsabilidade do Departamento de Recursos Humanos, o que não indica que seja colocada em segundo plano. Há muitas formas de comunicação entre a empresa e os funcionários: um jornal interno, com 6 páginas e periodicidade mensal, que é enviado para a casa do funcionário; quadros de avisos espalhados pelas fábricas; reuniões periódicas com cada área e o café com o presidente, realizado mensalmente.
Em 2000, uma pesquisa de satisfação realizada internamente deu origem a uma campanha. Esta pesquisa foi feita em âmbito mundial, em todos os países que a DHL está inserida, e os resultados no Brasil foram surpreendentes: apenas 56% dos funcionários concordavam com as iniciativas da empresa e 49% aprovavam a qualidade da comunicação interna.
Para reverter esse quadro, no ano passado, a equipe de Recursos Humanos da DHL Brasil iniciou uma verdadeira peregrinação em todas as filiais, a fim de explicar para os funcionários os objetivos da companhia no país, apresentar os números financeiros e de vendas de cada filial, além de promover treinamento específico para cada um dos departamentos existentes.
O resultado da campanha foi extremamente benéfico à mudança de imagem que os funcionários tinham da empresa. Na pesquisa realizada ao término da campanha, o item Comunicação apresentou mais de 75% de respostas afirmativas, uma diferença de mais de 20% em relação ao ano anterior.
“É importante que o funcionário saiba o que a empresa tem como plano corporativo, e como ele se encaixa neste contexto”, afirma Maurício Marcon, diretor de Recursos Humanos. Segundo ele, o trabalho que a DHL se propôs a fazer ao ir em cada uma das filiais, explicando e demonstrando onde e como o funcionário participa da operação nacional da empresa, não foi apenas um trabalho de comunicação interna, mas também de Recursos Humanos. O item “satisfação no trabalho” também mostrou um aumento significativo: subiu 30% em relação ao ano anterior.
“A partir do momento que você se comunica com eficácia, sem dúvida você evitaturn over, desmotivação, baixa na produtividade, entre outros sintomas que mostram que a empresa não está bem”, explica o diretor de RH da DHL Brasil.

Praças da Informação

“O funcionário bem informado contribui muito mais para o processo. Ele começa a se sentir reconhecido e fica ciente tanto dos seus direitos, como horas de trabalho e férias, como os deveres, por exemplo as metas que precisam ser atingidas”. Quem afirma é Patrícia Vitta, analista de Recursos Humanos da Villares Metals, indústria siderúrgica que produz aços especiais e conta com 1.000 funcionários em Sumaré, São Paulo. A empresa tem filiais em Sorocaba, Pindamoganhaba e Mogi das Cruzes, outras cidades paulistas.
A Villares tem “Praças da Informação” em suas unidades, que são realmente praças com bancos, quadros de avisos e área para recreação. “Nessas praças que os funcionários ficam sabendo das últimas novidades da empresa”, explica a analista. Além das praças, a Villares tem o DDS – uma ficha onde o funcionário pode indicar locais de risco na empresa, que podem causar acidentes. Como se trata de uma indústria siderúrgica, informações como essa são muito importantes e são repassadas para o RH, que confere e toma as providências necessárias.
Outro projeto de comunicação é o denominado “RH nas áreas”, que visa uma maior interação entre o departamento e os funcionários. “Nós fechamos o departamento de RH por duas horas para ficar à disposição dos colaboradores, que têm a oportunidade de perguntar e tirar dúvidas. E sempre há perguntas, por menores que sejam. É com atividades como essa que a pessoa percebe que é reconhecida e passa a dar mais valor para seu trabalho e para a empresa”, afirma Patrícia.

Intranet também é arma eficaz para o RH

Para agilizar o processo e otimizar seu tempo em tarefas burocráticas, como administrar folha de pagamento e banco de horas dos funcionários, muitas organizações fazem uso da tecnologia e da Intranet – rede local que funciona como a Internet, só que fica disponível apenas para os funcionários da empresa.
Na SSI Consultoria de Informática, por exemplo, empresa que tem 90 funcionários e está há dois anos no mercado, o departamento de RH conta com apenas três pessoas. A equipe enxuta cuida de todo o processo de Recursos Humanos e, segundo a gerente Alessandra Galvão Brandespim, a Intranet facilita muito as atividades.
Ela explica que a Intranet da empresa divulga cursos e eventos, faz atualização de cadastro e administra relatórios de atividades e o banco de horas dos funcionários. “Como todas as informações estão em ambiente web, o funcionário digita sua senha e pode colocar a quantidade de horas trabalhadas, e no fim do dia nós acessamos os dados. Isso é muito prático e evita que o RH tenha que ir de mesa em mesa buscar as folhinhas com os relatórios de produtividade. Fazemos também enquetes onde descobrimos como está a satisfação e a motivação do funcionário, o que possibilita uma maior interação com a pessoa, sem desperdício de tempo”, afirma Alessandra.
Com esses exemplos, fica claro que a atuação em conjunto do RH e da Comunicação – seja numa estrutura unificada ou separadamente – são vitais para ter em mãos informações valiosas sobre os funcionários e definir ações que contribuam efetivamente para o bom clima organizacional e a lucratividade da empresa.