Por Cristiane Dias
“Às 14 horas nos encontraremos na sala de reuniões. Conto com sua presença!”. Assim, mais um convite para um encontro profissional a fim de discutir algum assunto importante para a empresa está feito. Agora, é preciso saber o que é possível fazer e o que se deve evitar para se ter sucesso em uma reunião.
Preparação – O primeiro passo é saber qual será o assunto tratado, quem participará e quanto tempo irá durar a reunião. “É importante também estar informado sobre quais áreas da empresa serão envolvidas no encontro. Essa informação lhe dá uma dica preciosa de como a reunião se desenvolverá”, afirma a coordenadora da Central de Carreiras da Universidade Positivo, Taís Targa.
Você já sabe quando, onde e como será a reunião, então fique atento ao horário. É muito desagradável chegar atrasado, mas, caso seja inevitável, deve saber como proceder. O professor e psicólogo, especialista em RH, Newton Ferreira, aconselha que se você se atrasar para uma reunião deve entrar discretamente na sala e evitar justificativas extensas e inadequadas que possam atrapalhar ainda mais. “Reconheça sua falha e, caso tenha oportunidade durante o encontro, peça desculpas com a máxima brevidade”, explica.
Durante – É muito importante que você conheça o assunto a ser discutido, assim passará segurança quando falar a respeito de algo durante o encontro. Alguns profissionais têm dificuldade de expor suas ideias, ficam nervosos, tímidos e inseguros, mas, se tiverem domínio do que irão dizer, a tensão poderá acabar aos poucos.
Ouvir o que está sendo dito e prestar atenção no que está acontecendo ajuda você a entender e participar mais nas reuniões. “É fundamental respeitar a opinião alheia e falar de maneira polida, com um vocabulário acessível aos interlocutores. Anotar informações também pode ser útil, como antes de falar, fazer um resumo para não se perder no encadeamento das ideias”, sugere Taís.
Postura – Preste atenção em seu comportamento e imagem durante uma reunião. Segundo Taís, é fundamental ter total discrição em relação à aparência e linguagem. “É importante se vestir de acordo com a cultura da empresa, estar com a postura ereta e olhar para a pessoa que está falando. Geralmente, dependendo da duração do encontro, é comum ter vontade de bocejar. Se isso acontecer, recomenda-se discrição, caso não seja possível reprimir. Talvez, esse seja o momento de tomar uma água ou café”, alerta.
Para Newton, o profissional precisa ser proativo, participando com perguntas, sugestões e disposição para assumir responsabilidade e melhorar constantemente a comunicação, com linguagem verbal e não verbal adequadas. Com base nisso, preste atenção em seu comportamento durante a reunião, coloque-se no lugar da pessoa que a organizou, opine moderadamente e torne-se um indivíduo significativo para esse encontro.
Evite – Taís releva os erros mais comuns que os profissionais cometem quando o assunto é reunião e sugere que você não faça o mesmo, acompanhe-os:

• Profissionais sem foco, planejamento e objetividade;

• Pessoas que falam demais e não dão abertura para os outros;
• Funcionários que não conseguem manter a pauta, desviando-se do assunto.

Faça – Nossos entrevistados prepararam algumas dicas de ouro para você não passar por situações constrangedoras nas reuniões de sua empresa. Confira quais são e aplique-as:

• Recolha o máximo de informações sobre o assunto a ser tratado e descubra que áreas e/ou pessoas serão envolvidas no encontro;

• Chegue, pelo menos, com cinco minutos de antecedência;
• Apresente suas ideias de maneira clara e objetiva;
• Faça intervenções, se necessário, mas procure ouvir mais e falar menos;
• Tenha predisposição para assumir responsabilidades.

Capriche na apresentação pessoal e esbanje simpatia, otimismo e disponibilidade.