Por Renata Silva
Numa sociedade em que tempo custa caro e está cada vez mais difícil administrá-lo no trabalho – devido a reuniões, viagens, eventos e rotinas do escritório –, muitas vezes o profissional acaba realizando diversas funções ao mesmo tempo e, mesmo assim, não consegue dar conta das demandas da agenda.
Para isso, deve-se priorizar o planejamento como forma de organização de compromissos e ações a serem realizadas, dando uma maior atenção a assuntos urgentes e eventos importantes a fim de que a semana seja a mais produtiva possível.
“Ter uma semana repleta de atividades sob controle é possível, mas isso depende de alguns critérios e estratégias. O principal para que isso saia do papel é buscar organização e ter um bom senso da realidade, ou seja, ver objetivamente o que pode ser feito com sucesso. Ao realizar o planejamento semanal, analise o que realmente conseguirá fazer em determinados dias. O dia tem 24 horas, seja realista e tente se organizar dentro desse tempo”, alerta Christian Barbosa, especialista em gerenciamento de tempo e produtividade pessoal e empresarial.
Confira abaixo algumas dicas que podem auxiliá-lo na organização de suas tarefas:
Planeje a semana – Semana cheia e sem planejamento será desorganizada, com muitas urgências e estressante. Para minimizar o impacto da relação “quantidade de tarefas a serem realizadas x tempo disponível” é necessário que você pare um dia para planejá-la e visualizar oportunidades para redução de urgências e, ainda, priorizar coisas importantes.
Organize bem a sua segunda-feira – Em uma semana atarefada, a segunda-feira deve ser cautelosamente planejada. Nesse dia não deve haver atividades demais, de forma que não seja comprida e estrague a semana toda.
Se necessário, trabalhe um pouco mais – Quando falamos em administração do tempo é comum as pessoas pensarem que fazer hora extra deve ser proibido. Às vezes, isso é preciso, mas faça quando é uma escolha e não uma imposição da vida profissional.
Foco e menos e-mails – Se você não tiver foco, a semana vai render muito menos. Por isso, foque nas suas atividades e não deixe que as interrupções constantes, como a checagem de e-mails, atrapalhem sua produtividade. O ideal para essas ocasiões é que veja os e-mails apenas duas vezes por dia. Se for algo urgente, pode ter certeza que o telefone irá tocar.
Peça ajuda – Quando fizer seu planejamento, analise as atividades que podem ser delegadas a outras pessoas tão competentes quanto você. Não tenha medo de pedir ajuda, isso facilitará seu trabalho enquanto realiza outras ações importantes.
Fonte: Christian Barbosa, especialista em gerenciamento de tempo e produtividade pessoal e empresarial.