por Camila Micheletti
“Se a minha secretária não me gerencia, eu não funciono”. Foi com esta lição de humildade que Louis Jacques Fillion, professor de empreendedorismo da H.E.C. Montreal Business School, do Canadá, conquistou as 125 participantes do 7º Fórum Internacional Senac de Secretárias, na última palestra do segundo dia do evento.
O consultor dividiu sua apresentação em duas partes. A primeira é a sua impressão e experiência adquirida na convivência de vários anos com suas secretárias. A segunda parte da palestra refere-se às novas práticas e tendências de como novas empresas são criadas a partir de organizações já existentes.
Não é segredo para ninguém que a secretária precisa manter-se sempre atualizada. Confira o que você não pode deixar de saber, de acordo com Fillion:

• Ferramentas para trabalhar e agilizar buscas na Web. Só o Google tem 50 delas.
• Gerenciamento de pessoas. A secretária precisa ter noções de comportamento humano. Também é importante ela saber quem entra e quem sai da empresa.
• Cultura organizacional
• Estratégia
• Maneiras para ser mais eficiente e empreendedora

No relacionamento com as outras pessoas da empresa, é importante ouvir primeiro e expressar-se depois. “Saiba o que está acontecendo antes de dar sua opinião. Use o bom senso e a oportunidade certa para dizer alguma coisa. Muitas pecam por que não sabem quando trazer o assunto à tona”, opinou ele.
Outra questão importante diz respeito à diversidade, que Louis Jacques chamou de “auto-respeito por valores individuais”. Ele deu o exemplo de Vancouver, no Canadá, onde mora, que tem mais de 50% de imigrantes chineses, oriundos de Hong Kong. Ele afirmou que é preciso respeitar valores e a diversidade dos povos. Este é um conceito válido para todos os profissionais, mas no caso das secretárias a questão se torna ainda mais importante, já que elas gerenciam as relações entre as pessoas e o executivo. “Elas podem ser consideradas o lado humano da organização”.
Além de respeitar outras culturas e valores que não sejam os seus, é fundamental ter humildade. O recado foi para as secretárias executivas, que eram a maioria neste evento. “Elas devem ser humildes com as outras secretárias. Caso contrário, podem perder um sistema de relacionamento que pode lhe dar muitas informações sobre a empresa. Da mesma forma, é fundamental respeitar a confidencialidade das informações, pois é a partir da confiança que se criam relações estáveis no ambiente empresarial”.
Cuidado com o suporte incondicional ao chefe. Todos vivem em ciclos e têm problemas, e se para você o dia está lindo, ele pode não pensar da mesma forma. Nessa hora, é importante não se abalar com o temperamento dele. A dica de Fillion é: Fique neutra, evite uma dependência emocional – se ele está de mau humor, eu também fico. Num período ruim, é importante você não ser afetada, mantendo a cabeça fria para poder tomar as decisões mais acertadas.
Quando houver um momento de crise ou conflito, a secretária pode retardar a situação se souber abrir mão de algumas coisas e gerenciar conflitos. Ás vezes é preciso ceder um pouco, talvez esteja na sua mão tomar esta decisão e evitar um problema ainda maior. “Evite entrar nos famosos joguinhos de poder, que existem em quase toda empresa. Não seja rotulada como aquela que toma partido”.
Seu chefe não tem tempo de falar com todas as pessoas subordinadas à ele? Mas você tem. Louis Jacques recomenda: Valorize as pessoas que trabalham com o executivo, reconheça suas atividades e faça comentários positivos. A boa educação é a chave para desenvolver bons relacionamentos, garantiu o consultor.
Fillion deu algumas dicas para manter e atualizar o aprendizado. Ele disse que é fundamental aprender sempre. Livros, ele disse que dois por ano bastam, sendo que um deve ser sobre comportamento humano e habilidades de relacionamento, e outro para entender a estratégia global das empresas. Cursos também são importantes, para ele, fazendo um por ano já está de bom tamanho. O consultor recomenda ainda que as secretárias mantenham dois arquivos. Um com as suas metas, projetos que precisam ser realizados e conhecimentos que precisa adquirir. O outro deve conter tudo o que precisa ser discutido com o chefe.
Aprenda a gerenciar seu chefe:

• Reserve uma hora por semana para detalhar a agenda, discutir e revisar a agenda dele e a sua;
• Peça autonomia e responsabilidade á ele. Você deve ter o poder de determinar quem terá o acesso à ele;
• Peça uma avaliação anual do seu desempenho e pergunte o que ele espera de você;
• Você é parte importante do processo de tomar decisões e gerenciar responsabilidades, junto com o executivo. Por isso é importante desenvolver uma área de conforto – hobbies e interesses fora do trabalho – e assim evitar o stress.