por Roberto Shinyashiki*
A proximidade do Dia da Secretária suscita uma reflexão sobre as comemorações desse momento. Muitas empresas organizam festas, os chefes dão os parabéns pela data e, inevitavelmente, as flores. Porém, precisamos refletir sobre qual o melhor presente que as secretárias merecem e precisam .
Hoje, nos Estados Unidos, muitas profissionais que antigamente exerceriam esse trabalho pedem para não serem chamadas de secretárias, porque ficam preocupadas de ser estigmatizadas com profissionais ultrapassadas. A profissão está ultrapassada? Não! Mais do que nunca precisamos de alguém para nos ajudar a multiplicar o nosso tempo .
Para refletir sobre o melhor presente que um chefe pode dar à sua secretária temos de compreender quais as competências que são exigidas delas. Cada vez mais, as secretárias têm de manter postura pró-ativa, executando ações eficientes e em tempo real, pensando junto ou até antes dos executivos que assessoram. É fundamental que conheçam os desafios dos diretores e tenham conteúdo de informações que lhes permita dialogar, propor, ponderar, antecipar-se e apresentar soluções em vez de problemas.
Ao refletir sobre o papel da secretária, lembrei-me das instrumentadoras cirúrgicas, com as quais convivi no inicio da minha carreira de médico, na qual ingressei pela cirurgia antes de me tornar psiquiatra e administrador de empresas. Naquela época, existiam dois tipos de instrumentadora competentes: a que sabia reagir rapidamente à solicitação do cirurgião; e a que estudava e se capacitava de tal maneira a saber quais eram os desafios que o médico estava enfrentando. Então, quando o cirurgião pedia determinado instrumento, ela não precisava ter o reflexo rápido porque o estava acompanhando em tal grau de sutileza que, antes mesmo da solicitação, o material já estava pronto a ser utilizado. A instrumentadora campeã já sabia os próximos passos do ato cirúrgico para poder antecipar-se às necessidades do médico.
Da mesma forma é a secretária moderna. Cada vez mais está se tornando uma profissional capaz de pensar estrategicamente e não ser uma cumpridora eficiente e rápida de ordens e solicitações. A secretária tem se colocado em um novo patamar, no qual consegue compreender a dinâmica de todos os projetos com os quais o executivo esteja comprometido. Ela simplesmente não pode mais limitar-se a cursos de relacionamento humano e informática; precisa agregar conhecimento por meio da educação continuada, como em MBA e outras alternativas de extensão universitária, pois assim terá cada vez mais condições de estabelecer sinergia com o executivo que assessora, pensando nos objetivos da empresa.
Os novos desafios que se colocam à carreira de secretária são os mesmos, a rigor, que devem ser enfrentados e vencidos por profissionais de todas as áreas e carreiras. O exemplo das secretárias é muito oportuno, não só pela tradicional comemoração de seu dia, como – e principalmente – pelo fato de essas profissionais demonstrarem, cada vez mais, estar entendendo a realidade contemporânea do trabalho e as exigências impostas aos que desejam construir carreiras vitoriosas.
O melhor presente para a sua secretária é a oportunidade de participar dos mesmos cursos de que você participa, porque o conhecimento é a arma mais importante para um profissional de verdade conseguir superar os seus desafios. Com o conhecimento aprimorado, ela poderá trabalhar de forma cada vez melhor na direção dos objetivos de seu setor e da empresa. Resumindo: o conhecimento é o melhor presente. Ah! Finalmente, não esqueça de agradecer a ela todo o esforço no dia-a-dia, vital para o cumprimento de metas.
*Roberto Shinyashiki é médico psiquiatra, com pós-graduação em Administração de Empresas (MBA/USP) e escritor.