1. Evite mandar arquivos atachados, pois além de tomar muito tempo de quem está recebendo, os arquivos podem conter vírus ou serem incompatíveis com os programas do computador do destinatário. Use o recurso de atachar arquivos somente quando for imprescindível e mesmo assim, mande uma mensagem colocando-se à disposição caso a pessoa tenha algum problema para abrir o arquivo.
2. Não utilize o e-mail como forma de comunicação em situações delicadas como dar broncas ou para demitir alguém. Prefira outras formas de comunicação, até mesmo na hora de elogiar.
3. Para não ter problemas com o chefe nem colocar seus amigos em situações embaraçosas, não mande mensagens de piadas ou pornográficas para endereços corporativos (de trabalho). Ah! Não inicie nem dê continuidade àquelas chatas correntes. Elas também fazem parte da lista de mensagens desnecessárias e inúteis.
4. E-mail também é um documento e pode ser usado como prova em caso de acusações e processos. Por isso, evite criar boatos, rumores e fazer insinuações comprometedoras nas mensagens. Fique atento: não é difícil nos enganarmos e enviarmos uma mensagem a um destinatário errado.
5. Atenção para não cometer erros gramaticais. Geralmente, na correria do dia-a-dia, escrevemos sem atenção e clicamos no “enviar”. Embora o e-mail possibilite uma certa dose de informalidade, os erros continuam totalmente desaprovados!
6. Jamais escreva em um e-mail o que você não diria pessoalmente. Mandar mensagens mal-educadas e raivosas é um grande erro, uma grande falta de respeito. Num momento de raiva, conte até dez antes de digitar algo do qual você possa se arrepender depois.