Por séculos, escritores de cartas sofreram muito para aprender a fazer tudo corretamente – desde a saudação até a assinatura. Entretanto, as regras para um bom e-mail ainda estão para ser escritas.
Agora, a Harvard Business School Publishing está propondo o primeiro rascunho do que eles batizaram de “os Dez Mandamentos” do e-mail. “É um grande momento”, diz Nick Morgan, que escreveu essa lista na edição de março de 1999 do Harvard Communications Update. “Mais e mais empresas nos dias de hoje vivem numa cultura de e-mail, e isso tem significado grandes perdas e ganhos.”
Baseado em sua própria experiência e de seus clientes, comenta Morgan, um dos grandes problemas para os trabalhadores de hoje é a grande quantidade de e-mail recebida e enviada. “Está chegando ao ponto em que apareceremos no serviço somente para ler nossos e-mails, respondê-los e então voltar para casa,” diz. Segundo o IDC, cerca de 2,1 bilhões de mensagens de e-mail são enviados todos os dias nos EUA. Em 2002, calcula-se que esse número pule para 8 bilhões. Confira abaixo os “mandamentos”.
1. Apague aquele e-mail.
“Você tem várias escolhas,” diz o primeiro mandamento. “leia os cabeçalhos (headers) das mensagens e apague tudo aquilo que você não precisa saber ou que dispense a sua intervenção.” É aceitável ignorar um e-mail, da mesma maneira que fazemos com alguns recados ou ligações telefônicas.
E quando você estiver enviando mensagens, lembre-se que ela deveria ser curta e informal, de um modo que ela não possa substituir uma ligação telefônica.
2. Livre-se dos anexos.
O segundo mandamento é dedicado àqueles que enviam arquivos anexados (attachments). “Uma enorme quantidade de energia e tempo é desperdiçada no mundo corporativo, por funcionários lutando contra formatos incompatíveis, arquivos que nunca chegaram e anexos que bagunçam ou apagam a mensagem principal.” Em vez disso, procure um bom local na Intranet da empresa para enviar e retirar informações ou arquivos.
Para aqueles que recebem mensagens, obviamente, tenham bastante cuidado para abrir arquivos de origem desconhecida, para evitar problemas como o vírus Melissa.
3. Conte até dez, depois envie.
Não envie e-mails quando você está cansado ou furioso. “E-mails podem ser nervosos, críticos ou ferinos,” diz Morgan, “além de levar muito tempo para reparar os danos.” Trate os e-mails como as cartas e ligações telefônicas; espere por um momento mais calmo para responder.”
4. Não há nada como a coisa real.
Nunca troque um encontro pessoal necessário por um e-mail – especialmente quando o assunto é uma reprimenda, uma recompensa, ou a demissão de uma pessoa.
Lembre-se também que uma mensagem enviada por engano pode ser embaraçosa, especialmente se o assunto for de natureza pessoal. Morgan relembra a história de uma nota pessoal acidentalmente enviada para toda a empresa, ao invés de um amoroso colega (que ficou conhecido como “Tigre” depois disso).
“Ouço estórias como essa todo o tempo,” diz Morgan.
5. Mantenha seus contatos em dia.
Tire proveito de todos os recursos mirabolantes que seu programa de e-mail oferece. Mantenha uma lista de endereços atualizado, e nunca apague nomes e endereços. Você nunca sabe quando alguém irá voltar para sua vida pessoal.
6. Quebre as correntes.
As chamadas correntes de mensagens (chain e-mail) não são apenas inconvenientes. Elas foram banidas de muitas redes corporativas. “Considere apenas a largura de banda perdida somente com piadinhas de Bill Gates,” diz Morgan. Essas monstruosidades com cabeçalhos imensos e rodapés entulhados devem ser eliminados a todo custo.
7. Rumores, fofocas e boatos.
Não espalhe rumores ou mencione os pontos negativos de pessoas. Isso pode se voltar para atormentá-lo. E-mails podem ser facilmente repassados para as pessoas erradas, ou pior ainda, podem alcançar o motivo de suas críticas.
Além dos e-mails possuirem a fantástica capacidade de reaparecerem do nada (a Microsoft que o diga), eles podem ser usados contra você num tribunal.
8. Não se envolva em discussões.
Discussões acaloradas (também conhecidas como flaming) – por meio de e-mails abusivos ou insultantes – são normalmente um erro.
Você tem coragem de dizer isso pessoalmente? Caso contrário, não faça isso por e-mail.
9. Considere a largura de banda para comunicação pessoal.
Lembre-se da hierarquia quando o assunto é comunicação: primeiro os encontros face-a-face, depois as ligações telefônicas, as mensagens de voz (voice-mail) e finalmente, o e-mail. Contatos face-a-face são os que produzem mais impacto, enquanto que os e-mails ocupam a menor largura de banda de comunicação.
10. Ninguém é perfeito.
Se a mensagem precisa ser a mais perfeita possível, então utilize outra forma de comunicação. Os e-mails são o “triângulo das Bermudas” da arte de escrever, já que pontuações, regras gramaticais e de ortografia correta costumam desaparecer misteriosamente. Se você insistir nesse meio, revise sua mensagem, linha a linha, à procura de erros.
E se você imprimir seus e-mails regularmente, isso significa que você ou seu remetente não compreende o principal significado dessa mídia, diz Morgan.
 
Fonte: PCWorld