Por Raul Candeloro*
Tenho notado que, nos últimos anos, passei mais tempo em reuniões do que fazendo qualquer outra coisa. A impressão que tenho, alguns dias, é que não ‘trabalhei’ de verdade – só uma reunião atrás da outra.
Algumas são fundamentais (principalmente num ambiente Small Giant, que é sempre participativo e colaborativo), outras necessárias e produtivas, outras ainda nem tanto. As piores me fazem lembrar as aulas de química na escola, quando aprendíamos que uma das propriedades dos gases é que eles se expandem até ocuparem todo o espaço disponível.
Reuniões são a mesma coisa (e-mails também… mas vou deixar isso para outra coluna). Então resolvi criar um check-list para ajudar a organizar isso. Veja se está completo ou se você incluiria alguma coisa:
1. Precisa mesmo ter a reunião? Ou o assunto pode ser resolvido por telefone, skype, e-mail?
2. Qual é exatamente o assunto? Temos uma agenda pré-definida, clara, objetiva e organizada, com não mais do que três temas?
3. Quem exatamente precisa participar?
4. A que horas começa e a que horas termina?
5. Todos os envolvidos foram avisados?
6. Todos os envolvidos receberam de antemão material de leitura e as informações necessárias para a reunião?
7. Temos um local adequado reservado para a reunião?
8. Material e equipamento necessários no local estão funcionando, inclusive com acesso à internet, caso necessário?
9. Ao final da reunião, foi feita uma ata, explicando o 5w2h de cada tema? (O que, quem, quando, quanto, onde, como, por que)
10. A ata (resumo) foi enviada a todos os interessados e arquivada?
Poderia dar outras dicas do fluxo da própria reunião. Por exemplo, já fui contra, mas hoje sou a favor de deixar dois ou três minutos reservados no começo para conversas informais, que ‘aquecem’ o ambiente.
Também sou a favor de que alguém dentro do grupo seja responsável pelo controle do tempo. Defendo que o líder seja muito estrito em relação ao foco da reunião (a maior parte das reuniões sai do foco e/ou vira uma bagunça porque o líder é bagunçado e sai do foco – eu mesmo tenho um problema com isso). Sou a favor de reuniões em pé – já está comprovado que são mais eficientes, eficazes e produtivas.
Uma coisa que estou pessoalmente trabalhando para melhorar é respeitar o tempo. Uma hora é mais do que suficiente para discutir com profundidade um assunto, mas somente se todo mundo estiver participando ativamente, engajado, informado e com foco em resolver o problema (e não em aparecer na frente do chefe, defender seu feudo/departamento/orçamento etc.).
Parecem todas coisas meio sem importância, que uma boa secretária poderia fazer. Mas minha experiência me diz que 90% ou mais das reuniões pecam forte em pelo menos um dos itens acima. E o líder tem que dar o exemplo e começar a mostrar que isso é importante, ou ninguém na empresa vai respeitar o tempo dos outros.
Lembre que, numa reunião, o ‘taxímetro’ de todo mundo está ligado. A empresa está pagando, naquele momento, o salário de todo mundo sentado ali. Será que todos na reunião estão merecendo seu salário? Infelizmente eu diria que não. Espero que este check-list o ajude a melhorar isso.
Abraços de small giant e boas reuniões produtivas,
*Raul Candeloro (raul@editoraquantum.com.br) é colunista do Empregos.com.bre diretor da Editora Quantum, que edita as revistas Liderança e Venda Mais. Autor de livros sobre vendas, dentre os quais “Venda mais – 25 armas para você aumentar de maneira eficiente as vendas de sua empresa” (Casa da Qualidade).