“Socorro, eu estou afogado em e-mails e não consigo mais administrar nada!” Falou com voz de ansioso a desesperado o eng. Techsmith. Fui verificar o que passava com ele: doze mil e-mails em sua caixa de entrada sem sinalização de procedimento do que foi encerrado ou estava pendente. Maria Joana, executiva em uma multinacional, recebe tantos e-mails de comunicação interna, até da filial da Lapônia, que não os consegue ler e atrapalham a sua produtividade. Zé Maria tem clientes com tempo disponível para mandar 10 piadas ou e-mails de auto-ajuda por dia, mais do que gerar risadas e ajuda, o atrapalham. Por que isto acontece? O que fazer para que o e-mail seja uma ferramenta de produtividade ao invés de uma barreira para o seu dia-a-dia? O estudo de suas causas e origens pode nos levar a solução deste problema:
Tecnologia e treinamento
Dirigir um automóvel é um aprendizado de tecnologia com regras estabelecidas. Para que o tráfego funcione, você aprendeu na auto-escola as regras de trânsito e depois como movimentar o veículo em segurança. Imagine o trânsito sem regras, qualquer um entra em um carro e o dirige do seu jeito. Seria o caos! A sua caixa de entrada de e-mails é exatamente este caos. Pela facilidade e rapidez, envia-se e-mails a torto e a direito sem ao menos revisar o texto.
Antes do e-mail, você tinha que se comunicar por fax ou cartas. Escrever um documento, imprimir e levar até a máquina de fax tomava muito tempo e revisava-se para ter menos erros. Hoje com o e-mail nem isto.
Fiquei ao lado do eng. Techsmith ensinando a aplicar regras até a sua caixa abaixar de 12.000 para 300 e-mails; a ansiedade dele baixou na mesma proporção. O departamento de RH de uma empresa criou um quadro de avisos eletrônico na intranet e diminuiu o número de e-mails passados. Uma outra empresa criou a campanha “proibido copiar e-mails sem motivos” e estabeleceu regras e treinamento para ter um resultado efetivo.
Porque mandamos e recebemos e-mails?
1-Informação e comunicação
-Solicitar ou enviar uma informação ou proposta.
-Dar ciência de fatos a pessoas envolvidas no processo
-Fugir da responsabilidade de uma ação.
-Fazer marketing pessoal
-Sociabilizar de forma distorcida (piadas e auto-ajuda)
2-Ação
-Solicitar a execução de uma ação
-Supervisionar a solicitação de uma tarefa
3-Convites
A partir desta classificação é possível criar 10 regras básicas:
1- Antes de enviar um e-mail revise-o, lendo com a mente em seu interlocutor, será que ele irá entender? Só quando a resposta, for positiva envie-o.
2-E-mail para o colega na mesa ao lado? Não envie, ande e fale.
3-E-mail que precisa de uma resposta, envie-o com confirmação de leitura.
4- Não envie mais e-mails cobrando respostas, não recebeu a confirmação? Use o telefone.
5- Crie uma pasta Cópias e use as ferramentas e regras do Outlook para que todo e-mail que não for direcionado ao seu nome vá para esta pasta. Você ficará surpreso com o resultado.
6- Caixa de entrada não é deposito de e-mails, leu e processou? Exclua ou arquive em outra pasta.
7-Recebeu, leu e não dá para fazer agora? Crie uma pasta de pendências e arraste-o para lá.
8- Solicite aos remetentes inconvenientes de piadas que parem de enviar e bloqueie todo usuário indesejável.
9-Ative a faxineira eletrônica, ao desligar o Outlook para limpar a caixa de itens excluídos.
10-Disponibilize espaços de informações na intranet e elimine os e-mails de informação geral.
Você ficará surpreso com os resultados deste pequeno e simples conjunto de regras.
Além do e-mail existem outros ladrões de tempo, que geram ansiedade e preocupação e podem travar as suas ações. Não corra, respire fundo, escreva a lista do que pretende fazer e planeje o seu dia. O tempo que você gasta em planejar e priorizar vai ser lhe devolvido com lucro ao final do dia.