O auxiliar administrativo é um dos cargos mais populares no mercado de trabalho. Isso se deve porque muitos  setores necessitam desse profissional para exercer determinadas funções.

As funções desse profissional podem variar de acordo com o segmento da empresa, no entanto, as responsabilidades de um auxiliar administrativo inclui dar suporte a mais de um departamento, como compras, logística, marketing, financeiro, entre outros. Por isso, essa é uma área que não falta oportunidades e sempre está em busca de profissionais que estejam atualizados. Mas como construir uma carreira nessa profissão? Se você tem interesse em saber mais sobre o cargo, confira esse artigo.

Responsabilidades e funções do auxiliar administrativo

O profissional que trabalha como auxiliar administrativo lida com a rotina de tarefas de escritório. Entre as suas atividades estão:

• atendimento ao público (clientes, fornecedores, entregadores);
• digitação de documentos;
• atendimento telefônico;
• elaboração de agendas;
• elaboração de relatórios e planilhas;
• controle de estoque;
• redação de comunicados;
• entre outros.

Embora o auxiliar administrativo esteja presente em muitos escritórios, ele também pode atuar em diversas áreas, como:

• financeiro;
• marketing;
• compras;
• RH;
• estoque.

Além disso, pode atuar em: hospitais, escolas, clínicas, restaurantes, hotéis, salão de beleza, entre outros.

Habilidades e competências necessárias para se tornar um auxiliar administrativo de sucesso

Para atuar na profissão, é preciso ter determinadas habilidades e competências técnicas e comportamentais para o desempenho eficaz das atividades. Veja abaixo alguns exemplos:

Habilidades técnicas

1. Domínio de software de produtividade: Ter conhecimento e habilidade no uso de softwares como o pacote Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), é essencial para realizar tarefas como criação e edição de documentos, planilhas, apresentações, gerenciamento de e-mails e agendamento de compromissos.
2. Conhecimentos básicos de sistemas de gestão: Familiaridade com sistemas de gestão de documentos ou sistemas de gerenciamento de informações pode ser necessário, pois muitas empresas utilizam essas ferramentas para organizar e acessar informações importantes.
3. Habilidades de digitação: Ter uma boa velocidade de digitação e precisão é fundamental para um auxiliar de escritório, uma vez que a digitação é uma parte essencial das atividades diárias.
4. Conhecimento de procedimentos de arquivamento: Compreender e aplicar métodos adequados de arquivamento de documentos físicos e eletrônicos.
5. Familiaridade com equipamentos de escritório: Ter conhecimento e habilidade no uso de equipamentos de escritório comuns, como copiadoras, scanners, impressoras, máquinas de fax e sistemas telefônicos.
6. Gerenciamento de dados e informações: Capacidade de gerenciar dados e informações de forma precisa e confidencial, incluindo entrada de dados, organização e atualização de registros, bem como a realização de pesquisas quando necessário.
7. Conhecimento de procedimentos administrativos: Compreender e seguir procedimentos administrativos padrão, como preenchimento de formulários, agendamento de reuniões, organização de viagens e outras tarefas administrativas comuns.

Habilidades comportamentais

1. Organização: Capacidade de organizar e priorizar tarefas, lidar com prazos e manter um ambiente de trabalho limpo e arrumado.
2. Atendimento ao cliente: Habilidade para lidar com clientes internos e externos de maneira cortês, profissional e eficiente.
3. Comunicação: Capacidade de se expressar de forma clara e concisa tanto oralmente quanto por escrito, mantendo uma comunicação efetiva com colegas de trabalho, clientes e fornecedores.
4. Colaboração: Disposição para trabalhar em equipe, contribuindo de maneira positiva, compartilhando informações, ajudando os colegas e colaborando para o alcance dos objetivos comuns.
5. Adaptabilidade: Capacidade de se adaptar a mudanças, lidar com novas situações e demonstrar flexibilidade diante de novos desafios ou prioridades em constante mudança.
6. Proatividade: Ser proativo ao antecipar necessidades, identificar oportunidades de melhoria e tomar a iniciativa para resolver problemas e completar tarefas.
7. Discrição e confidencialidade: Manter informações sensíveis e confidenciais em sigilo, demonstrando ética e profissionalismo ao lidar com dados confidenciais da empresa e dos clientes.
8. Resolução de problemas: Habilidade para identificar problemas, analisar situações e buscar soluções adequadas de forma eficiente e eficaz.
9. Gerenciamento do tempo: Capacidade de gerenciar o tempo de forma eficaz, estabelecendo prioridades, evitando a procrastinação e sendo capaz de cumprir prazos.
10. Resiliência: Capacidade de lidar com pressão, lidar com contratempos e se adaptar a situações desafiadoras, mantendo uma atitude positiva e produtiva.

Formação e Educação

Entre os principais requisitos para trabalhar como auxiliar administrativo, as empresas solicitam que o candidato tenha ensino médio completo. Além disso, também é interessante fazer um curso técnico na área para aprender as principais funções.

Dependendo da necessidade da empresa, também é interessante ter um curso superior relacionado com áreas ligadas à administração, como por exemplo:

• Administração;
• Gestão Financeira;
• Secretariado;
• Gestão de Recursos Humanos.

Além disso, existem diferenciais que podem chamar a atenção das empresas e aumentar as chances de contratação, veja:

• informática intermediária ou avançada;
• conhecimento de outros idiomas, como o inglês;
• domínio da língua portuguesa;
• habilidade com Pacote Office (Word, Excel.)

Perspectivas de carreira e oportunidades de crescimento na profissão

As perspectivas de crescimento na carreira como auxiliar administrativo podem variar dependendo do segmento, tamanho e estrutura da empresa. Além disso, também há o fator da opção do desenvolvimento profissional que o trabalhador escolhe seguir.

Uma das perspectivas de carreira para auxiliar administrativo é a progressão para cargos de supervisão. Por exemplo, é possível trabalhar como supervisor administrativo, coordenador administrativo ou líder de equipe. 

Em casos que o profissional busque se especializar em áreas específicas, isso potencializa as suas chances de alcançar cargos mais avançados, como por exemplo: analista administrativo, assistente executivo, gerente administrativo ou gerente de operações.

Média salarial do auxiliar administrativo

De acordo com análise realizada pelo Empregos, a média nacional de um auxiliar administrativo é de: R$1.200,00.

Conheça a nossa ferramenta de pesquisa salarial

Modelo de currículo

Para ser notado pelo recrutador e ser chamado para uma entrevista, é essencial que o candidato tenha um bom currículo. Sendo assim, veja abaixo um modelo de currículo e preencha conforme as suas experiências.

Objetivo: 

Busco uma posição como Auxiliar Administrativo, aplicando minhas habilidades em suporte administrativo e contribuindo para a eficiência e organização dos processos da empresa.

Resumo profissional:

Profissional dedicado e proativo com experiência em suporte administrativo. Habilidades sólidas em gerenciamento de documentos, atendimento ao cliente e coordenação de tarefas. Capacidade de trabalhar em equipe e de forma independente, com excelentes habilidades de comunicação e organização.

Experiência profissional:

[Período]

[Empresa]

[Cargo]

Atenção: Lembre-se que é importante descrever de forma objetivas as atividades realizadas na empresa em que trabalhou. Por exemplo:

• Assistência no gerenciamento de agendas, organização de reuniões e coordenação de viagens;
• Manutenção e atualização de registros de clientes, incluindo entrada de dados e verificação de informações;
• Atendimento ao cliente, respondendo a perguntas e resolvendo problemas de maneira eficiente e cortês.

Além disso, não esqueça de acrescentar em seu currículo os dados pessoais, formação escolar, cursos complementares e habilidades profissionais.

Encontre a sua vaga aqui no Empregos

Está em busca da sua oportunidade? Aqui no Empregos contamos com 5.831 vagas para auxiliar administrativo distribuídas em diversas regiões do Brasil. Então, faça o seu cadastro e comece hoje mesmo a se candidatar nas vagas disponíveis.