O setor administrativo é fundamental para qualquer organização. Além de fazer o negócio acontecer, ele também está relacionado à gestão de atividades financeiras e de pessoas. Devido à sua importância, aqueles que desejam seguir carreira nessa área devem entender o que faz um Assistente Administrativo, para que possam desempenhar seu papel com eficiência.
Braço direito do administrador, esse profissional atua em diversos departamentos da empresa, auxiliando em atividades como revisão de documentos, organização de arquivos, contato com fornecedores, clientes e muito mais.
Assim, é muito importante que o assistente administrativo tenha determinadas habilidades e características, sendo as principais delas a confiabilidade, organização, disposição para trabalho em equipe e boa comunicação.
Ficou interessado no assunto? Está pensando em seguir essa carreira? Então, continue a leitura e saiba mais sobre a profissão!

Afinal, o que faz um assistente administrativo?

Como destacamos no início do texto, o assistente administrativo é responsável por dar suporte a diversos setores de uma organização.
Dessa forma, suas atribuições são diversas e exigem, ao menos, conhecimento básico em áreas como: gestão de pessoas, departamento financeiro, setor de vendas, logística, entre outros. Na prática, suas principais atividades podem envolver:

• Controlar o fluxo de entrada e saída de correspondências;
• Gerenciar o setor de contas a pagar e a receber;
• Receber e enviar correspondências e documentos;
• Arquivar documentos em locais apropriados;
• Monitorar o trabalho de logística da empresa;
• Atualizar e organizar a agenda da empresa;
• Solucionar pendências administrativas;
• Emitir e despachar notas fiscais;
• Elaborar relatórios financeiros;
• Manipular impressoras, fotocopiadoras, scanner e demais ferramentas necessárias para o funcionamento do setor administrativo;
• Utilizar os principais programas de computador, principalmente o pacote office e sistemas de emissão de notas fiscais etc;
• Atender e registrar chamadas telefônicas bem como enviar e receber e-mails.
• Cuidar do fluxo de mercadorias;
• Atualizar cadastros de fornecedores e clientes.

Quais os conhecimentos e habilidades fundamentais à profissão?

Por se tratar de uma atividade administrativa, é muito importante que os profissionais disponham de uma série de competências para desempenhar o seu papel de modo eficiente.
Assim, ter as habilidades essenciais à função permite que o colaborador contribua para o crescimento da empresa e, ao mesmo tempo, se destaque dentro da organização.
Confira, a seguir, as principais características que um assistente administrativo bem-sucedido deve ter:

• Alta capacidade de concentração em suas atividades de modo a evitar erros;
• Agilidade para impedir o acúmulo de tarefas;
• Autonomia e pró-atividade, uma vez que ter iniciativa pode dificultar que grandes problemas aconteçam;
• Ser dinâmico e comunicativo, afinal, os processos administrativos de diversos setores devem estar alinhados ao objetivo da empresa;
• Ter conhecimentos mínimos em finanças e informática, tendo em vista a importância desses dois aspectos na rotina de um assistente administrativo.

Quais são as áreas de atuação do profissional?

Como mencionamos, o assistente administrativo pode atuar em diversas áreas dentro de uma empresa, tanto no segmento de comércio ou quanto no de serviços.
Dessa forma, sua função pode ser desenvolvida de acordo com as necessidades de sua organização, podendo variar entre os seguintes departamentos:

• Operacional;
• Administração;
• Contabilidade;
• Suprimentos;
• Finanças;
• Crédito;
• Jurídico;
• Recursos humanos;
• Planejamento e de sistemas;
• Atendimento ao público interno e externo, entre outros.

Seja qual for a área escolhida, o assistente administrativo será supervisionado e contará com o apoio do superior imediato de cada departamento.
É importante mencionar que, embora essa seja uma profissão flexível e de grande abrangência, estar em constante vivência com diversos departamentos pode levar o profissional a trilhar uma carreira em uma área específica dentro da empresa, caso deseje.

Como é o mercado de trabalho para assistentes administrativos?

Em linhas gerais, as atividades de um assistente administrativo são ótimas para profissionais que estão no início de sua carreira, entrando no mercado de trabalho. A maioria das empresas não exige formação acadêmica em Administração e, portanto, candidatos com ensino médio completo podem exercer a função sem maiores dificuldades.
Contudo, ter formação complementar — seja um curso técnico ou de nível tecnólogo — em áreas correlatas ao cargo é um grande diferencial e pode ser determinante para ocupar a tão sonhada vaga. Nesse sentido, apresentar conhecimentos em informática e dominar um segundo idioma pode colocá-lo à frente dos demais concorrentes.

Áreas de atuação

Esses profissionais são bastante requisitados em seguimentos como:

• Redes de lojas;
• Serviços;
• Hospitais;
• Escolas;
• Indústrias;
• Escritórios de contabilidade;
• ONGs;
• Assessorias;
• Mercado imobiliário;
• Setor de construção civil etc.

Cargos relacionados

A profissão do assistente administrativo pode ter nomes diferentes ou envolver funções que, embora semelhantes, variam um pouco, dependendo da organização. Nesse sentido, confira alguns cargos relacionados:

• Auxiliar administrativo;
• Auxiliar de escritório;
• Agente administrativo;
• Administrador;
• Analista administrativo;
• Estagiário administrativo.

Como ser um assistente administrativo de sucesso?

A qualificação profissional é o ponto-chave para quem deseja obter sucesso na carreira administrativa e em qualquer outro segmento profissional. Para executar as funções que seu cargo exige, o assistente administrativo deve buscar o aprimoramento constante de suas habilidades e adquirir novos conhecimentos que são exigidos pelo atual mercado de trabalho.
É importante lembrar que o perfil ideal do funcionário requisitado vem se transformando a cada dia, principalmente diante da concorrência acirrada. Dessa forma, se manter preparado para essas mudanças são passos indispensáveis para alcançar sucesso na carreira.

Cursos de qualificação

A qualificação profissional é uma ferramenta determinante para o futuro da carreira de muitos profissionais, especialmente para aqueles que estão em busca de uma recolocação. Sendo assim, um profissional qualificado pode melhorar consideravelmente suas chances de crescimento dentro da organização.
Nesse sentido, além de agregar valor ao seu currículo, cursos tecnólogos ou voltados especificamente para o departamento pessoal, finanças pessoais, logística e suprimentos, por exemplo, poderão ajudá-lo a se tornar um profissional mais completo e eficiente.
Outro ponto que tem chamado cada vez mais a atenção de recrutadores é o desenvolvimento pessoal, seja para melhorar as habilidades de comunicação ou para trabalhar em equipe.
Como você pôde ver, entender o que faz um assistente administrativo é o primeiro passo para quem deseja seguir essa carreira. Vale lembrar que, com o espaço que esse profissional ocupa no mercado, a concorrência é cada vez mais acirrada. Por isso, é fundamental construir um currículo eficiente, contendo um bom resumo e com o máximo de termos chave para se destacar nos processos seletivos.
Trabalhar como assistente administrativo pode ser a primeira oportunidade de ter contato com o mercado de trabalho e uma chance de seguir uma carreira promissora. Por isso, esperamos que o conteúdo tenha sido útil. Ainda, caso tenha interesse e queira encontrar uma vaga, cadastre o seu currículo e melhore suas chances de ser encontrado por grandes empresas agora mesmo!