Quem apresenta para a diretoria ou para um cliente raramente tem mais de dez minutos. O risco é gastar esse tempo explicando como chegou ao resultado e deixar a decisão para o fim, quando a atenção já passou. Comunicar com alto impacto é, antes de tudo, escolher o que não dizer.
1. Comece pela conclusão
Abra com a resposta e o pedido: "Recomendo aprovar o projeto X, com custo de Y, para entregar Z em março". Depois, mostre o raciocínio. Quem ouve consegue acompanhar melhor quando já sabe aonde você quer chegar.
2. Conheça quem está ouvindo
Uma diretora financeira quer custo, risco e retorno. Um cliente quer saber o que muda para ele e quando. Antes de preparar, escreva uma frase: "Esta pessoa precisa decidir ___ e se preocupa com ___". Se não souber, pergunte a alguém próximo ou ao próprio interlocutor.
3. Use a regra dos três pontos
A mente retém pouco. Reduza o conteúdo a três argumentos principais, cada um com um dado de apoio. O restante vai para o anexo, para o caso de perguntas.
4. Troque jargão por exemplo
Palavras técnicas servem entre especialistas. Para os demais, use comparações e exemplos do dia a dia do negócio. Em vez de "latência elevada", diga "o cliente espera oito segundos para finalizar a compra".
5. Mostre poucos números, e bem escolhidos
Um gráfico com uma mensagem clara vale mais do que uma tabela de quarenta linhas. Cada slide deve ter um título que seja a conclusão, e não um tema. Por exemplo: "O custo por atendimento caiu 12% após a automação" (se esse for o seu dado real) é melhor do que "Custos".
6. Antecipe as perguntas
Liste as cinco perguntas mais difíceis que você pode receber, como custo, risco, prazo e alternativa. Prepare respostas curtas. Se não souber algo, diga e informe quando trará a resposta.
7. Estruture em blocos
Um modelo simples: contexto em uma frase, problema, recomendação, benefícios e riscos, próximo passo. Isso serve para e-mail, reunião e apresentação.
Para e-mails
O assunto deve dizer a ação: "Decisão necessária até sexta: contrato de fornecimento". O primeiro parágrafo traz o pedido. Detalhes vêm depois, em tópicos.
Ensaie
Treine em voz alta, com cronômetro, e corte 20% do que planejou. Peça a um colega para resumir o que entendeu. Se ele não conseguir, a mensagem ainda não está clara.
Pós-reunião
Envie um resumo curto com as decisões e os próximos passos. Isso reforça a mensagem e evita ruído.
Comunicar bem é um treino. Quem sabe sintetizar ganha tempo dos outros e, com frequência, mais confiança.
Modelo de e-mail para decisão
Assunto: Decisão até sexta - contrato de fornecimento
Corpo: Recomendo aprovar o fornecedor B. Motivos: (1) prazo de entrega menor, (2) custo total menor no ano, (3) menor risco de interrupção. Preciso da sua resposta até sexta para manter a entrega de março. Detalhes e comparação em anexo.
Encontre sua próxima oportunidade no empregos.com.br
Depois de organizar o plano, o passo seguinte é olhar o mercado. No empregos.com.br você cria seu perfil, busca vagas por área e cidade e acompanha novas oportunidades.
Fontes
Publicado por Jean Costa