Segundo o norte-americano Edwin C. Bliss, autor do livro “Como Conseguir que as Coisas Sejam Feitas – O ABC da administração do tempo”(Editora Record), as cinco categorias de utilização do tempo são:
1) Importante e Urgente: São as tarefas que devem obrigatoriamente ser executadas imediatamente ou em um futuro bastante próximo. Geralmente estas missões têm um alto grau de urgência e importância e devem ser passadas à frente de quaisquer outras.

Portanto não adiantar tentar adiar a entrega justificando que está ocupado com outras tarefas. O negócio é arregaçar a manga e entregá-lo dentro do prazo estipulado, e de preferência com qualidade.
2) Importante Mas Não Urgente: Segundo o autor, esta cateogoria separa as pessoas eficientes das ineficientes. Se pensarmos bem, grande parte das coisas importantes em nossa vida não são urgentes, ou seja, podemos realizá-las agora ou deixar para depois.
Na verdade, muitas delas nós nunca começamos a executar, como um curso para aperfeiçoamento profissional prometido há vários anos, a apresentação de um novo projeto para seus superiores, um regime para “perder uns quilinhos”, um livro que gostaria de escrever, já tem a idéia mas nunca sentou à frente do micro para começá-lo.
Em comum, todas são tarefas ligadas a enriquecimento pessoal, saúde, família e por isso mesmo sempre são trocadas por projetos profissionais urgentes.
3) Urgente Mas Não Importante: Aqui se enquadram aqueles missões imediatas, mas que após uma boa avaliação, transformam-se em em objetivos com prioridade inferior para você. O problema é que geralmente dizem respeito a solicitações de terceiros, seja para tocar um projeto, fazer um discurso.
E por não encontrar uma forma educada de recusar, você acaba aceitando e criando uma expectativa em que lhe solicitou esta missão. O que acontecerá então? Você será obrigado a finalizar esta tarefa e para isso terá de abrir mão – mais uma vez- das atividades importantes mas não urgentes.
4) Trabalho Diligente: São aquelas tarefas marginais, que nem são urgentes nem muito importantes. Mas elas têm uma característica peculiar: são realizadas antes de todas, pois possuem as chamadas táticas diversivas, isto é, proporcionam sensação de atividade e realização, enquanto nos fornecem uma desculpa para adiar – novamente – as tarefas importantes mas não urgentes, que, se pensarmos bem, nos trariam um benefício muito maior.
O livro de Bliss conta o caso de um executivo da área aeroespacial, que foi ao escritório num sábado para dar andamento a um projeto urgente mas acabou ficando entretido durante todo o dia com a arrumação de sua mesa, depois as gavetas, armários e ao final do dia, sentia-se “vagamente desapontado por não ter realizado o que o fizera ir até lá, porém serviu-lhe de consolo o pensamento de que esteve muito ocupado fazendo coisas que valiam a pena”, ou seja, ele fez um jogo com ele mesmo, em que trabalhando em tarefas de prioridade inferior tentava justificar-se por protelar a tarefa que realmente o havia levado até a empresa em pleno final de semana.
5) Tempo Perdido: Esta é uma definicão subjetiva, que parte, em geral, da cabeça de cada pessoa. Se assistirmos televisão durante toda uma tarde com a “intenção de nos instruir e aprender” a sensação de tempo perdido será com certeza menor do que se pensarmos que poderíamos ter aproveitado o tempo para fazer algo útil pessoal ou profissionalmente.
Em suma, as pessoas perdem tempo porque passam mais tempo executando tarefas urgentes mas não importantes e trabalhos diligentes do que tarefas importantes mas não urgentes.