“O tempo perdido não se encontra nunca mais.” (Benjamin Franklin)
Por Tom Coelho*
No mundo corporativo, há uma legião de ladrões de tempo, os chamados desperdiçadores. Eles agem sorrateiramente, reduzindo sua eficácia, comprometendo suas metas, causando-lhe até mesmo stress. Veja a seguir os principais fatores mapeados e se estão presentes em sua vida.
1. Interrupções: significa que você tem valor, amigos ou detém informações de interesse dos outros. As interrupções acontecem por telefone, e-mail ou visitam você pessoalmente. Para reduzi-las:

1. Aprenda a dizer NÃO e seja firme;
2. Atenda às pessoas em pé;
3. Mantenha a porta da sala fechada;
4. Continue escrevendo enquanto atende alguém;
5. Filtre telefonemas e e-mails;
6. Evite ser receptivo a visitantes inesperados;
7. Retire ou desloque cadeiras da sala dificultando a acomodação de terceiros;
8. Use as palavras mágicas: desculpe-me, por favor e por gentileza.

2. Comunicação Deficiente: ocorre quando responsabilidades e autoridade não estão definidas com clareza na empresa ou quando há subordinados em excesso. A posologia consiste em:

1. Defina com clareza metas e objetivos;
2. Determine responsabilidades e atribuições;
3. Utilize linguagem simples, concisa e sem ambigüidades;
4. Na dúvida, pergunte: procure fazer certo na primeira vez;
5. Forneça informações seguras para permitir tomada de decisão consistente e ação imediata;
6. Lembre-se de que a regra de ouro chama-se delegar.

3. Reuniões: muitas são desnecessárias e agendadas sem critério. Duram muito tempo, tornam-se evasivas e não geram resultados. Para torná-las produtivas:

1. Agende as reuniões com antecedência;
2. Convoque apenas as pessoas diretamente envolvidas com o tema;
3. Defina a pauta e comunique a todos com antecedência;
4. Determine horário de início e término;
5. Mantenha a pauta e busque a objetividade;
6. Não permita interrupções externas e mantenha celulares desligados;
7. Promova debates, tire conclusões, tome decisões e determine como agir;
8. Faça ata ou memorando com resumo da reunião constando a assinatura dos participantes;
9. Faça reuniões curtas em pé.

4. Telefone: imprescindível na vida moderna, constitui-se no maior vilão das interrupções e, por conseguinte, numa das fontes mais significativas de desperdício de tempo. Algumas dicas:

1. Reserve horários para fazer e receber ligações;
2. Relacione os telefonemas a serem feitos em ordem de prioridade;
3. Prepare-se para cada uma das ligações, munindo-se previamente de informações;
4. Identifique-se no início da ligação – as pessoas não são obrigadas a reconhecer sua voz;
5. Deixe recados claros e concisos;
6. Concentre-se em ouvir a pessoa com quem estiver falando, evitando desviar a atenção;
7. Nunca prometa retornar uma ligação se estiver despreparado para tal ou não desejar fazê-lo;
8. Nada de desculpas ou mentiras: use da honestidade dizendo que não pode atender naquele momento;
9. Encerre suas conversas com cortesia, porém com objetividade.

5. Celular: na mesma proporção em que agiliza as comunicações, também atua como agente de interrupções, invadindo inclusive sua privacidade. Sugestões para otimizar seu uso:

1. Desligue o aparelho quando estiver em reunião ou realizando tarefa que exija concentração;
2. Mantenha-o em vibracall para atender urgências;
3. Utilize o olho mágico para selecionar as ligações que merecem ser atendidas;
4. Recolha mensagens na caixa postal duas vezes por dia e retorne as ligações em horários pré-determinados;
5. Grave uma mensagem personalizada no correio de voz;
6. Considere a possibilidade de habilitar um segundo aparelho apenas para emergências, mas divulgue o número com seletividade;
7. Evite atendê-lo quando estiver em casa.

6. E-mail: substitui o telefone com objetividade. Entretanto, quando utilizado sem critério, torna-se fonte de interrupções, mal-entendidos e até disputas judiciais. Formas de gerenciá-lo:

1. Instale um serviço anti-spam;
2. Baixe suas mensagens no máximo quatro vezes por dia em horários pré-definidos;
3. Responda de imediato as mensagens recebidas e determine um tempo para fazê-lo;
4. Utilize o subject (assunto) para classificar as mensagens;
5. Organize pastas diversas para arquivamento;
6. Crie regras de mensagens;
7. Tenha uma assinatura eletrônica;
8. Utilize um corretor ortográfico.

7. Internet e Intranet: são instrumentos importantes para acelerar a comunicação e busca de informações. Mas vale lembrar que, às vezes, pode ser mais eficiente caminhar até a estação de trabalho de seu colega. Além disso:

1. Avalie de maneira criteriosa o uso da intranet e de comunicadores como ICQ, Messenger e Skype;
2. Tal qual o telefone e e-mail, seja seletivo e coerente no envio e recebimento de mensagens;
3. Atenção com os sites navegados em virtude do risco de vírus e spys (programas espiões);
4. Solicite suporte ao responsável pela manutenção da rede caso note alguma irregularidade;
5. Deixe de assinar e-zines e não autorize a divulgação de dados seus ou da empresa.

Decerto há outros fatores de desperdício de tempo que poderíamos relacionar. Mas atentando para estes sete aspectos, é certo que sua produtividade pessoal aumentará. E esteja sempre a postos para a ocorrência de imprevistos. Eles são imponderáveis, por isso, deixe espaço em sua agenda para contratempos. Planeje seu dia e sua vida tendo em mente: “e se…”.