por Alberto Alvarães*
Tenho percebido uma crescente necessidade dos profissionais, na maioria das vezes através de suas empresas, no que se refere à administração do tempo. Aumento de carga de trabalho, número reduzido de funcionários, pressões por resultados, mudanças no mercado e falta de planejamento organizacional são os principais percalços, segundo os profissionais e suas empresas, que impedem as pessoas de administrarem seus tempos de forma eficiente e eficaz.
Diante disto, alguns ficam à espera de algum método salvador, mágico, que possa organizar tudo, todas as tarefas do dia-a-dia, fazendo com que as coisas se resolvam em seus tempos pré-determinados, atingindo os resultados esperados. Outros parece que se conformam e tocam o trabalho “da melhor maneira possível”. Nesta constante guerra travada contra os ponteiros do relógio, algumas coisas não foram percebidas ou foram esquecidas, o que vêm dificultando as pessoas na administração de suas tarefas, de seus tempos:
Administração de tempo não é uma técnica, mas sim um comportamento.Não existe nenhuma técnica milagrosa ou mágica e nem programa de computador ou agenda eletrônica que resolva o problema da má administração do tempo. Administrar tempo é comportamento, é a atitude assertiva diante de uma tarefa.
Não existe a “administração do tempo no trabalho”. O tempo é um recurso constante no nosso dia-a-dia. O tamanho de uma hora ou de um minuto é o mesmo, esteja você em uma reunião de trabalho ou jogando uma partida de baralho. Os nossos dias sempre têm vinte e quatro horas e neste espaço de tempo você tem que se dedicar, além do trabalho, ao lazer, à família, à sua saúde, ao seu desenvolvimento, ao seu relaxamento, ao seu descanso. Portanto, nós administramos o tempo de nossas vidas e não do trabalho. O trabalho é uma das atividades que temos durante as nossas vinte quatro horas diárias de vida. Raramente encontraremos uma pessoa que administra bem o tempo em seu trabalho, mas não consegue fazê-lo em sua vida pessoal ou vice-versa. Ou você administra o seu tempo ou não administra. “Seu tempo” significa o tempo de sua vida e não o tempo dedicado à sua empresa.
Saiba a diferença entre urgência, importância e prioridade. Um dos grandes problemas que as pessoas percebem na administração do tempo é não saber diferenciar estes três elementos, que são totalmente diferente entre si. Urgência está ligado ao tempo, ao prazo de execução e de início da tarefa. Uma tarefa pode ser mais urgente ou menos urgente, dependendo dos prazos que ela tem. Importância é o quanto aquela tarefa irá agregar para se atingir os nossos objetivos profissionais ou pessoais, dependendo da tarefa. A prioridade da tarefa surge a partir da combinação de seu grau de urgência e importância. Aí temos um dos maiores paradigmas a serem quebrados: uma tarefa prioritária não é aquela que se deva fazer logo (isto está diretamente ligado à urgência), nem tampouco uma coisa importante (isto está diretamente ligado à importância).
As tarefas mais prioritárias são aquelas que não são urgentes e são importantes, as chamadas prioridade “1”. Prioridade “2” são as tarefas urgentes e importantes e a prioridade “3” corresponde às tarefas urgentes e não importantes. Quer dizer que as coisas mais prioritárias são aquelas que, embora importantes, não são urgentes? Exatamente. Se partirmos do princípio (como o senso comum faz) de que uma tarefa de prioridade “1” deve ser logo executada, estamos julgando-a simplesmente pelo critério de urgência. Prioridade é uma combinação de urgência e importância. As tarefas que devemos executar antes das outras são as de prioridades “2” e “3” (de alta urgência), pois há o limite do tempo. As tarefas de prioridade “1” devem ser executadas depois, quando a mente estiver mais livre das “tarefas incendiárias”. Por isto é que a chamamos de prioridade “1”. As tarefas de prioridade “1” são aquelas importantes para nós e temos um tempo muito mais generoso e suficiente para que possamos planejar, criar, gerar relacionamentos, aprofundar conhecimentos e aumentar a probabilidade de sucesso. Não seria bom se todas as nossas tarefas fossem assim no dia-a-dia? Claro que sim, por isto que estas tarefas têm a maior prioridade em nossas vidas.
Saiba dizer “não”. Executamos muitas tarefas no nosso dia-a-dia, principalmente aquelas que não têm urgência e nem importância, a famosa prioridade “4”, que se não as fizéssemos, não faria a mínima diferença. Mas, muitas vezes, continuamos a fazê-las por não saber dizer “não”, seja para o nosso interlocutor, seja para nós mesmos. Temos que entender que isto só prejudica a administração de nosso tempo e temos que ter coragem para negar estas coisas “alienantes”, dizendo “não” da melhor forma possível, não criando nenhum choque de relacionamento, mas com convicção, coerência e com a argumentação certa.
Utilize os recursos como aliados e não como inimigos. Alguns recursos como a agenda, a secretária eletrônica e o e-mail são ferramentas que auxiliam muito na administração do tempo, porém se mal utilizados, eles podem ser tornar um grande vilão. Saiba qual o melhor tipo de agenda, saiba qual a melhor forma e quando utilizar a secretária eletrônica, saiba utilizar eficientemente o e-mail. Pense nisto e comece a praticar logo. Isto é urgente e importante, ou seja, uma prioridade “2”. Conscientize-se disto para que você tenha logo tempo para trabalhar em coisas realmente mais prioritárias.
* Alberto Alvarães é Consultor Organizacional e Professor Universitário. Artigo originalmente publicado no site RH.com.br.