Apesar de importantes, o consenso dentro do mundo empresarial é que elas poderiam ser menores e principalmente mais objetivas, sem tomar tanto tempo dos profissionais. Hoje em dia é muito comum encontrar pessoas que acreditam que as reuniões de trabalho são cansativas e pouco produtivas.
Para Liliam Tabach, gerente de recolocação da Mission, as reuniões são importantes quando discutem temas envolvendo redução de custos, otimização de tempo e delegação de atividades. Já as rotineiras podem ser consideradas nulas. “A reunião deve ser realizada com o propósito de otimizar o trabalho do dia-a-dia. Fazer reuniões sem planejamento fixo é perda de tempo.”
Então se você está pensando em convocar uma reunião, certifique-se antes se essa reunião é um substituto para a ação ou se você pode tomar a decisão sem envolver outras pessoas? Agora se realmente for necessário o envolvimento de outras pessoas, considere a possibilidade de fazê-la por telefone ou videoconferência.
“Atualmente, as videoconferências são bastante utilizadas e práticas. Você não precisa preocupar-se com locomoção e várias pessoas podem participar ao mesmo tempo”, esclarece Liliam.
Já as consultas via telefone são vantajosas à medida que as pessoas sabem que serão oneradas por minuto. Com isso tendem a fazer suas anotações com antecedência e a ser mais concisas na discussão.
Como convocar uma reunião
Para a reunião ser proveitosa, é necessário que a convocação seja feita por escrito, via memorando, para todos os participantes. ” Assim as pessoas saberão exatamente do que se trata a reunião, podendo até mesmo preparar algo em casa”, alerta a consultora.
Outro ponto importante é começar pontualmente a reunião e não deixar que ela arraste-se além da hora marcada. Em seu livro Como conseguir que as coisas sejam feitas – O ABC da administração do tempo (Editora Record ), Edwin Bliss diz que “as pessoas envolvidas podem ter outros compromissos e não estão dispostas a perder todo o dia em uma reunião”.
Por isso é ideal que antes do término, lembre-se de recapitular todas as decisões tomadas e as atribuições que foram dadas. Muitas reuniões terminam com as pessoas inseguras quanto ao que foi decidido; quem é o responsável por tal item e em que prazo aquilo deve ser feito.
Depois da reunião, envie um memorando aos participantes, se possível no mesmo dia, confirmando o que foi decidido. Apenas o ato de escrever um documento já o fará enfrentar, com determinação, o fato de ter atingido ou não seus objetivos.
Convocado para uma reunião
Mas se não foi você quem convocou a reunião e sim seu chefe, como comportar-se? Primeiro, não fique apenas sentado, deixando que seu tempo seja desperdiçado sem tentar fazer alguma coisa. Se seu chefe não cristaliza uma decisão sobre determinado assunto antes de passar para outro, ofereça-se para escrever a ata da reunião. Isto lhe dará o pretexto para romper e dizer.
“Um momento; antes de passarmos para o próximo ponto, quero estar certo de que minhas anotações estão corretas: o que decidimos a respeito do item sobre o qual estivemos falando?”
A razão pela qual você foi convidado a participar da reunião é que, supostamente, poderia contribuir em alguma coisa. Muitas vezes, a maior contribuição possível é auxiliar um chefe sem energia a manter a reunião nos trilhos. Assim, não fique apenas sentado, fale.