por Paulo Kretly*
Produtividade é a mensuração da produção no tempo, e o princípio-chave do gerenciamento do tempo e da vida é organizar e executar com base em prioridades e metas. A fórmula para melhorar a produtividade é simples: priorizar, organizar e desempenhar.
Priorizar significa decidir o que mais importa, quais valores levar a cabo, quais metas perseguir. Organizar significa agendar nossos próprios compromissos ou delegar tarefas a outros a fim de atingir a meta. Desempenhar significa disciplinar nossa atividade de acordo com um plano a fim de se obter os resultados desejados.
Para determinar suas prioridades, responda as seguintes questões: O que mais importa? O que eu desejo atingir, pessoal ou profissionalmente? Quais são os resultados que estou buscando? Ou, para ir ainda mais fundo, faça esta pergunta vital: no meu enterro, o que espero que seja dito a meu respeito? Que tipo de pessoa eu terei sido? O que eu valorizei? Que contribuições prestei?
Muitas pessoas sentem-se estressadas ou insatisfeitas porque não têm tempo suficiente para fazer tudo o que precisam. O problema é que nós achamos que devemos fazer tudo. “Uma das maiores necessidades que temos atualmente é aprender a dizer ‘sim’ e ‘não'”, diz o Dr. Stephen R. Covey, autor dos best-sellers internacionais Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes. “Nós devemos aprender a dizer ‘não’ às coisas que não são prioritárias e aprender a ter um ardente ‘sim’ para as coisas que mais importam para nós”.
O problema para a maioria de nós é que freqüentemente administramos nossa vida conforme a urgência. Assuntos urgentes costumam exigir atenção imediata. Nós temos que reagir a eles da melhor forma que pudermos. Se não escolhemos seletivamente nossas ações, ficamos sufocados por coisas que não são urgentes para nós, mas sim para os outros. Nós ficamos como uma barata tonta.
Líderes eficazes são aqueles que focam assuntos ou prioridades importantes mas não urgentes. Isto requer iniciativa e proatividade: nós devemos agir sobre eles. Atividades tais como planejamento, preparação, manutenção preventiva e comunicação interpessoal são importantes mas negligenciadas com freqüência, porque a maior parte das pessoas não toma iniciativa. Em geral nós esperamos até que uma crise ou problema surja para reagirmos.
Pessoas de sucesso são proativas. Elas desenvolvem a disciplina de fazer coisas importantes mas não necessariamente “urgentes”. O sucesso vem de ser proativo, de trabalhar naquilo que mais importa, de conduzir resultados em longo prazo e de continuidade. Pessoas reativas, por outro lado, vêem-se presas nas coisas que menos importam.
A frase gerenciamento de tempo é um tanto quanto equivocada. Afinal, todos têm exatamente a mesma quantidade de tempo, mas alguns conseguem realizar várias vezes mais do que outros com a mesma quantidade de tempo. Auto-gerenciamento ou gerenciamento da vida são expressões melhores porque implicam que nós gerenciamos nós mesmos no tempo que nos é destinado.
Pessoas pró-ativas fazem importantes contribuições enfocando atividades que fazem uma diferença significativa nos resultados.
Muitos executivos e líderes famosos, de todos os segmentos, servem como bons exemplos de “auto-gerenciadores”. Suas idéias e seu trabalho fluem a partir de valores e metas cuidadosamente selecionados. Eles investem sua energia em prioridades máximas e novas oportunidades – eles colocam em primeiro o mais importante.
*Paulo Kretly é presidente da FranklinCovey Brasil.