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(07.04.10)
No Limite

Pesquisa revela que gestores gastam quase 80% do tempo para resolver questões administrativas, solucionar problemas e realizar atividades sem valor agregado.

Por Rômulo Martins

No LimiteEm tese um gestor deve liderar sua equipe e contribuir para o desenvolvimento e sucesso de pessoas e da organização. Para tal, precisa ser coautor de seus liderados, deve conhecê-los bem, aplicar coaching individual e feedback, alinhar as expectativas deles às da empresa, enfim, atuar como condutor de pessoas e processos para alcançar o resultado almejado pela corporação. No entanto, estudo realizado pela consultoria empresarial ProGeps mostra que os gestores estão utilizando muito mal o tempo que têm. Aliás, eles estão gerindo suas equipes no limite, sugere o levantamento.

Os dados fazem parte da experiência adquirida por diretores e consultores ao longo de suas carreiras. Eles representam o resultado de estudos de análise de desempenho realizados em milhares de companhias ao redor do mundo - centenas delas localizadas no Brasil. Foram observadas milhares de pessoas com responsabilidade de primeira linha de chefia, em turnos distintos, de empresas de diversos segmentos e tamanhos. A pesquisa detectou que os gestores gastam 30% do seu tempo resolvendo questões administrativas. Além disso, consomem 29% da carga horária total para amenizar ou solucionar problemas do cotidiano. Perdem ainda 17% do tempo realizando atividades que não agregam valor ao negócio.

Como os gestores gastam seu tempo diário

De acordo com Elzo Guarnieri, presidente da ProGeps, falhas na sincronização de processos, ferramentas de gestão desalinhadas às necessidades da organização, pessoas mal treinadas, comunicação deficiente e falta de geração de expectativas de desempenho claras, alinhadas às prioridades do negócio, são as principais razões da má utilização do tempo por parte dos gestores. “Além de fortes aspectos culturais - deixamos quase tudo para a última hora - as causas são majoritariamente de ordem da natureza humana. Os gestores tendem a investir seu tempo em atividades ligadas à sua zona de conforto”, ressalta Guarnieri.

Outro entrave para o andamento efetivo das tarefas atreladas à função dos gestores é a falta de um sistema condizente com o perfil da empresa. Segundo Guarnieri, o sistema ideal seria capaz de fornecer um conjunto integrado, estruturado e criterioso de informações gerenciais que indiquem claramente o que está acontecendo em cada operação de uma organização. “Como ferramenta, qualquer sistema deve oferecer os meios de se planejar, controlar a execução, acompanhar, relatar e avaliar desempenhos e resultados. O que encontramos é um exagerado número de dados”, diz.

Devido ao tempo gasto com atividades de “apagar fogo”, tarefas importantes dentro de uma corporação são deixadas de lado pelos gestores. Atividades como treinamento e coaching de seus subordinados ocupam somente 1% do horário de trabalho dos gestores. Eles dedicam ainda 7% do tempo com trabalhos manuais. A gestão propriamente dita ocupa apenas 16% do tempo desses profissionais, índice que representa menos da metade do valor considerado adequado (35%), segundo especialistas da consultoria que realizou o levantamento.

Como consequência, o estudo aponta que a produtividade média alcançada pelas organizações é de 60%, ou seja, há um desperdício de cerca de 30% no potencial produtivo das empresas, considerando que entre 5% e 10% constituem perdas irrecuperáveis. Na visão de Guarnieri, as companhias devem definir as atividades que não estão agregando valor ao negócio e descartá-las de vez. Além disso, precisam entender que a mudança ocorre através das pessoas, por isso é necessário investir mais tempo em treinamentos e coaching individual.

“Existe a necessidade de um programa de trabalho completo, coeso, estruturado e determinado para que surta efeito. Programas de treinamento e esforços isolados, sem continuidade ou uma estratégia por trás que se ligue ao big picture da organização, raramente produzem algum resultado marcante e sustentável”, afirma.

 

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