Portais corporativos facilitam a vida do RH
por Camila Micheletti

Sabe aquela velha história de que o RH precisa tornar-se mais estratégico? Uma das formas dela sair da boca do board e demais executivos da empresa e realmente virar realidade é através dos portais corporativos - ferramentas de integração e comunicação que auxiliam o trabalho dos profissionais de Recursos Humanos.

Com um portal corporativo é possível, por exemplo, disponibilizar a agenda de cursos e treinamentos que serão realizados pelos funcionários, emitir a folha de pagamento, checar cronograma de férias, anunciar os aniversariantes do mês, fazer a solicitação de material de escritório, entre outras tarefas que, realizadas manualmente, implicam custos de tempo, pessoal e recursos materiais (papel, caneta, gráfica, etc).

De acordo com José Cláudio C. Terra, autor do livro Portais Corporativos, lançado pela Negócio Editora no ano passado, "diferente de muitos outros investimentos em TI, a implementação dos portais corporativos está sendo executada basicamente para atender às necessidades dos funcionários, das comunidades, e até mesmo da extensa rede que vai além das paredes das organizações".

Na opinião de Eduardo Virgílio Cunha, Diretor de Tecnologia da LG Informática e Romilton dos Anjos - Gerente de Desenvolvimento do Portal RH da LG, desenvolvedora de sistemas estratégicos em TI, o portal possibilita que o próprio funcionário realize algumas atividades, que antes eram feitas pelo RH, como programar suas férias e avaliar a necessidade de treinamento. Claro que todas essas decisões são tomadas em conjunto com o supervisor direto do profissional, mas já é um grande progresso para o trabalho do RH. "Além disso, acredito que um dos grandes diferenciais do portal corporativo é a criação de um único canal de comunicação, com informações claras e vindas de uma única fonte, que podem ser captadas em tempo real pelo RH", salienta Romilton.

Para a Amil, que vem utilizando a solução AdIntranet v3, desenvolvida na plataforma .NET, da Microsoft, a agilidade da nova ferramenta permitiu diminuir sensivelmente o desencontro de informações, através da disponibilização imediata de conteúdo. "Acabamos com a ‘rádio peão’, já que com a estrutura da nova intranet pudemos adotar uma política de transparência no que se refere aos assuntos internos da empresa. Tão logo surgem notícias ou boatos na Amil, esclarecemos ou divulgamos imediatamente na intranet, mantendo os funcionários bem informados, garantindo a integridade das informações corporativas", conta o coordenador do projeto, Guilherme Mazzola.

Outro diferencial do portal é a gestão de currículos dos profissionais da empresa, fundamental para organizações que realizam recrutamento interno. Guilherme esclarece que "é uma coisa relativamente simples, mas que fez muita diferença no trabalho do RH, que agora pode visualizar na web todos os profissionais disponíveis".

Antes do portal, a Amil já tinha uma outra ferramenta web, mas que era bem simples e sem qualquer interatividade e integração entre as áreas. Cada área fazia uma breve descrição das suas atividades, havia também algumas informações de suporte e clipping de notícias. "Mas precisávamos de uma ferramenta mais completa e abrangente. Hoje o portal é uma referência para os 2.000 funcionários da empresa", assegura Mazzola.

Normalmente, portal corporativo refere-se à Intranet, ferramenta de uso interno da empresa. Não há qualquer integração com o site disponível na Internet. Mas também é possível relacionar os dois sistemas, como explica Flávio Balestrin, diretor de RH da Microsiga: "O site da empresa pode ter uma área de acesso restrito aos funcionários, onde está disponível a Intranet. Funciona como um repositório de informações virtuais, um lugar que reúne todas as informações necessárias aos fucionários, clientes e fornecedores. É o que chamamos de One Stop Shop - um shopping com várias vitrines que seriam as páginas de cada área". Neste caso, usa-se uma senha de segurança, já que há dados internos da empresa que são restritos ao uso dos funcionários, como as políticas da empresa ou o guia de benefícios.

De acordo com Flávio, não só o funcionário sai ganhando, como também o profissional de Recursos Humanos: "É sabido que grande parte do tempo do RH é gasto em atendimento, na maioria das vezes relacionado a questões básicas - informações sobre previdência privada, férias, etc. Com o portal ele não precisa vir até nós. O auto-atendimento diminui muito o trabalho operacional do RH, que ganha mais tempo para trabalhar estratégias e se dedicar a tarefas mais trabalhosas", considera o diretor.

A relação entre eficiência e preço dos portais corporativos é diretamente proporcional. Segundo as empresas entrevistadas, o custo de um portal pode ir de 50 mil a 500 mil dólares, dependendo do tamanho do projeto. O tempo de implantação pode variar de 90 a 360 dias.

Será que vale a pena?

Esta é uma das grandes polêmicas sobre portais corporativos: como medir o retorno sobre o investimento? Pedro Waengertner, diretor de estratégia da Conectt, especializada no desenvolvimento de Intranets, afirma que, ao contrário de outras aplicações web, os portais corporativos tendem a ter um rápido retorno sobre o capital investido. Um dos primeiros fatores a se considerar é o TCO (Total Cost of Ownership), ou custo de propriedade, que pode ser composto, por exemplo, pelos equipamentos utilizados, investimento em integração de sistemas, rede, servidores de banco de dados e equipe alocada para atualização. Estes custos tendem a ser muito menores do que os benefícios, traduzidos em economia de tempo dos colaboradores, redução do uso de papel, ganho em vantagem competitiva e redução de custos com treinamento, por exemplo.

"O cálculo de ROI (Retorno sobre o Investimento) deve ser feito com base nos benefícios obtidos, divididos pelos custos envolvidos no desenvolvimento e manutenção do portal ao longo do período definido para mensuração. Estes custos podem variar bastante, assim como os benefícios. O ROI tende a subir, por exemplo, na medida em que mais usuários utilizam o portal", explica Waengertner.

Um pouco de história

O uso de portais corporativos pelas empresas brasileiras é uma tendência que vem se confirmando há cerca de dois anos no meio empresarial. Quem afirma é Alexandre Lima de Souza, gerente de produto da Microsoft. Segundo ele, a história das Intranets está veiculada à história da Internet propriamente dita, e pode ser dividida em três fases. "A primeira foi na década de 80, quando surgiu a Internet no Brasil. Cada site criado era facilmente abandonado, não havia qualquer tipo de padronização e integração. Nesta época, só as maiores empresas começaram a investir em Internet, e mesmo assim muito timidamente". No começo da década de 90 surgiram os primeiros portais corporativos, ainda sem muitos recursos. Aos poucos as organizações começaram a ter uma preocupação maior e, com isso nasceu o gerenciamento de conteúdo dos portais.

A terceira geração da Internet/Intranet é a atual e é marcada por recursos interativos e ferramentas de busca muito avançadas. "É a fase da personalização e fidelização, onde o usuário só lê o que ele precisa. Há ainda a integração com sistemas como CRM e ERP", explica Alexandre.