Gestão de conhecimento e produtividade
A tecnologia pode ajudar muito, mas sem a devida organização pode causar ainda mais perda de tempo

Por Christian Barbosa*

Quando o assunto é trabalho e organização, pessoal a gestão do conhecimento e a produtividade estão cada vez mais ligados, apesar de, aparentemente, serem conceitos totalmente diferentes. A primeira vez que falei da importância de gestão do conhecimento para a administração do tempo, diziam que isso não fazia sentido e que esses eram temas muito distantes para serem conectados. Porém, a realidade é completamente diferente no dia-a-dia.
A falta de conhecimento gerenciado causa o excesso das mais diversas interrupções, das quais muitos departamentos reclamam. No último mês, trabalhei com alguns clientes que tinham como foco a redução de urgências e interrupções. Quando paramos para entender a origem dos problemas, analisamos que, em boa parte, a causa era exatamente a falta da gestão do conhecimento.
Arquivos que nunca são encontrados na rede e que vivem tomando o tempo da equipe na hora da localização e funcionários que aprendem a fazer uma requisição com os mais velhos, mas que vivem com dúvidas são apenas exemplos de como a má gestão das informações pode causar atrasos no cumprimento de algumas tarefas. As perguntas ao longo de um dia de trabalho no escritório são, em muitas empresas, as mesmas, mas o telefonema continua sendo a saída utilizada para respondê-las. Os exemplos são os mais variados, mas todos eles têm um ponto em comum: a perda da produtividade coletiva que geram.
Quando analisamos pelo lado pessoal, o excesso de informações diárias com que lidamos torna desesperador o desafio de organizar nosso conhecimento. Quem consegue dar conta de blogs, e-mails, arquivos, leitura de livros, revistas, etc.? É muita informação para pouco tempo, mas é possível minimizar o impacto desse “desconforto” causado pela idéia de que não somos capazes de aprender tudo o que temos para aprender, tanto para sua equipe quanto para você, com algumas técnicas simples e que devem ser aplicadas às tarefas rotineiras. São elas:

• Faça a Intranet ser útil – Praticamente todas as empresas possuem uma Intranet, mas são poucas as que fazem desse recurso uma fonte de informações úteis para a equipe. Se quiser reduzir interrupções, procure fazer um levantamento das perguntas mais freqüentes e coloque as respostas na Intranet de forma organizada e facilmente pesquisável. Transforme os processos em “How To” para que possam ser facilmente replicáveis por qualquer pessoa;

• Faça uma dieta de informações – Você não precisa ler todas as revistas semanais de negócio, de tecnologia, etc. Escolha a revista predileta em cada área e cancele a leitura das outras. Reduzir a quantidade de informações reduz também a ansiedade;

• Caderno, agenda ou Outlook? – Escolha um único lugar e centralize suas anotações. Você não imagina o tempo que perde procurando informações diariamente.

• Crie uma hierarquia padronizada – O maior problema da organização pessoal e profissional é a falta de um padrão unificado para organizar arquivos, pastas, e-mails, etc. Recomendo que você utilize o que chamo de “taxonomia pessoal” e aplique este “mapa” em todos os ambientes que precisam ser organizados por você. É a mesma forma de organização para diferentes locais, o que economiza tempo.

Gerenciar seu conhecimento na vida pessoal e dentro de sua equipe é cada vez mais importante e essencial para a produtividade acontecer. A tecnologia pode ajudar muito, mas sem a devida organização pode causar ainda mais perda de tempo.
*Christian Barbosa é especialista em gerenciamento de tempo e produtividade pessoal e empresarial. Autor do livro A Tríade do Tempo - A Evolução da Produtividade Pessoal (Editora Campus).