Potencializando sua ida a um congresso
Com um pouco de planejamento, participação em eventos pode se tornar mais proveitosa

Por L.A. Costacusta Junqueira*

A participação em vários congressos, muitos deles fora do Brasil, nos possibilita listar algumas sugestões no sentido de tirar o máximo proveito da freqüência a este tipo de evento, tanto do ponto de vista pessoal como organizacional.

Vamos ao planejamento:
· Inscreva-se com a maior antecedência possível, além de beneficiar-se dos descontos, você terá seu nome incluído na relação de participantes, muitas vezes distribuída durante o congresso. Isto facilita o networking.
· Converse com quem já fez anteriormente o mesmo congresso, pergunte pelos aspectos positivos e negativos.
· Indague sobre os palestrantes que se apresentaram também no ano anterior. Se eles também estão presentes neste ano é porque foram bem avaliados.
· Se o evento possui muitas atividades simultâneas, escolha até três palestras para a mesma hora, coloque-as em ordem de prioridade e certifique-se da localização da sala de cada uma. Em grandes centros de convenções isto poupará tempo e facilitará os deslocamentos.
· Se outras pessoas de suas relações estão no mesmo evento, combine encontros para trocas de experiências. Vários congressos têm Meeting Points.
· O melhor hotel é o que possibilita um deslocamento rápido para o centro de convenções (a pé, se possível). Depender de qualquer tipo de transporte não costuma ser uma boa alternativa.
· Não carregue consigo senão o material estritamente necessário, sua coluna lhe será grata. Quase todos centros de convenções possuem locais para guardar objetos pessoais. Além disso, em muitos eventos é distribuído um CD com o conteúdo de todas as atividades.
· Indague previamente qual é o sistema de recados aos participantes, informe à sua secretária como funciona o sistema e não se esqueça de verificar regularmente suas mensagens.
· Em alguns eventos você poderá encontrar mais novidades na Exposição (feira) do que nas palestras; com base no que aconteceu nos anos anteriores procure definir previamente seu “mix”.
· Leve sempre muitos cartões de visita, um bom número é 3% do total de participantes esperados para o congresso e o correspondente ao número de estandes da exposição. Não se esqueça de colocar seu e-mail no cartão, você receberá quaisquer informações mais rapidamente. O cartão é útil não só para troca de experiências entre participantes, mas também para recebimento de informações dos expositores.
· Selecione o material adquirido, organizando-o ao longo do congresso de modo que, ao voltar, você possa encontrar e utilizar o que foi mais importante para sua área/empresa.
· Lembre-se de que, mais importante do que anotar tudo que diz o palestrante, é registrar o que vai fazer com o que foi dito.
· Após o congresso marque algumas reuniões com pessoas de sua área/empresa que têm relação com os assuntos e exponha (discuta) os conhecimentos adquiridos. Disponibilize o material para consulta. Compartilhe seu conhecimento.
· Selecione, ao menos, dois ou mais pontos apresentados e tente implantá-los em sua área de atuação.
· Se possível, escreva (e publique, mesmo que no jornal interno de sua empresa) o que você adquiriu de novos conhecimentos e suas impressões.

Esquecemos alguma coisa? Certamente! Faz parte de um texto instigante sempre contar com a complementação, a experiência e a inteligência dos leitores.

*L.A. Costacusta Junqueira é vice-presidente do Instituto MVC