Socorro! Preciso arrumar a bagunça!

Por Christian Barbosa*

O inimigo número 1 da produtividade pessoal é a desorganização. Vamos aprender a colocar em ordem o ambiente físico, lógico e o conhecimento para gastar as energias com coisas realmente importantes?
Então, em primeiro lugar, que tal saber qual é o seu perfil de organização? Faça o teste abaixo, selecionando a opção que melhor se adapta a você:

Pergunta	Nunca	Às vezes	Sempre
Minha mesa está sempre limpa, sem pilhas de papéis ou revistas?
Levo menos de cinco minutos para localizar informações (papéis, arquivos, etc) em meu computador, meu ambiente (armários, mesas, gavetas, etc), agendas ou revistas?
Consigo ler todas as revistas e newsletters que recebo, e armazeno esse conhecimento para ser aproveitado?
Divido minha papelada de forma organizada, em pastas e arquivos categorizados e etiquetados?
Raramente perco minhas coisas?
As pessoas me acham organizado(a)?
Só consigo trabalhar em uma mesa limpa e organizada?
Organizo constantemente minhas gavetas do escritório e do meu armário de roupas para manter a ordem?

Some os valores conforme suas respostas, utilizando a seguinte escala: Nunca – 1; Às Vezes – 2; Sempre – 3 e veja seu resultado:
Até 10 pontos – Você está muito desleixado com sua organização! Talvez esteja perdendo um tempo precioso do seu dia e nem perceba isso. Comece a adotar pequenos hábitos para ser mais produtivo, antes que a bagunça tome conta da sua vida.
Até 18 pontos – Você tem o perfil de uma pessoa com um nível básico de organização. Há tendências para ser uma pessoa totalmente organizada um dia, mas ainda precisa de algumas dicas para melhorar e ganhar mais tempo.
Acima de 19 pontos – Parabéns! Você é uma pessoa organizada! É detalhista e sistemática. Deve perder pouco tempo localizando coisas. Continue assim e veja se essa reportagem pode trazer várias dicas para melhorar sua performance.

O dia-a-dia
Agora, pense um pouco sobre seus hábitos diários: quantas vezes passou horas procurando aquele papelzinho com o telefone importante que você anotou, mas não se lembra onde colocou? Ou tentando localizar uma revista por conter uma matéria interessante que precisa utilizar para uma apresentação? Ou ainda: quantas vezes utilizou o recurso “localizar” do Windows para procurar um arquivo que não lembra onde deixou? Talvez você dê alguns suspiros quando olha para sua mesa e percebe que parece o ateliê de um artista plástico...

Se você for curioso para computar, todos os minutos gastos diariamente nessas atividades de “busca e apreensão”, vai perceber que gasta em média 30 minutos procurando por coisas que deveriam ser facilmente localizadas. Pesquisas apontam que um executivo com nível moderado de organização gasta até três horas por semana ou 12 horas por mês devido à deficiência de organização.

Para piorar, vamos acrescentar o volume de conteúdo que o profissional do século 21 precisa enfrentar. São fontes de informações que surgem de todo lugar: da própria empresa, Internet, e-mail, mercado, TV, revistas, jornais etc. O volume absurdo de dados se transformou em um dos piores inimigos da produtividade nos dias atuais. Esse problema não pode ser negligenciado, ele precisa ser urgentemente tratado. Que tal começar organizando a sua bagunça?

Organização completa
Minha abordagem para organização é dividida em três níveis complementares: físico, lógico e conhecimento.

O nível físico é o mais externo e visível de todos. Ele se refere a toda bagunça que pode ser tocada como seus papéis, agenda, armários, gavetas, pastas, mesa etc. O nível lógico contempla a organização do seu computador, arquivos, pastas, links. O último nível é o de conhecimento, o mais abstrato, porém, o mais fundamental de todos. Ele trata das coisas que você sabe e precisa armazenar, classificar e recuperar. Diz respeito ao conhecimento que foi adquirido e não pode ser perdido.

Precisa achar alguma coisa? Que tal um mapa?
Quando você está no carro, perdido, o que você usa para localizar um endereço? Um mapa? E se você tivesse um mapa para localizar as informações que precisa? O modelo que proponho integra todo o tipo de informação que você usa e é aplicável em todos os níveis de organização.
Esse mapa é chamado de Taxonomia Pessoal ®. De acordo com o dicionário Houaiss, taxonomia é uma ciência de classificação, que lida com a descrição, identificação e classificação dos organismos, individualmente ou em grupo.

O conceito da taxonomia pessoal é muito simples, mas não simplista: ele estabelece uma forma de classificar todos os tipos de informação que você possui em uma hierarquia e em todos os níveis. Ela torna automático o processo de localizar e recuperar suas informações, pois cria uma organização uniforme, fácil de lembrar e de memorizar.

Sem uma classificação organizada, quando é necessário localizar algum documento, por exemplo, você pode passar horas vasculhando suas gavetas, armários e pastas. Com a taxonomia, na próxima vez em que precisar de uma proposta que escreveu a um cliente, você poderá acessar diretamente suas categorias – de uma forma muito mais rápida e eficaz do que ocorreria caso tivesse que localizá-la no meio de todos os seus arquivos.

Quer elaborar a sua taxonomia pessoal?
-Evite criar muitas categorias principais, tentando não ultrapassar o número de 10.
-As principais devem ser distintas uma da outra, caso contrário podem causar confusão na hora de classificar a informação.
-Utilize nomes óbvios e de fácil memorização.
-Evite ultrapassar quatro sub-níveis na hierarquia.

Organizando a papelada
Sabe o que é pior do que o dilúvio de e-mails que recebemos e enviamos diariamente? Uma enxurrada de e-mails impressos e espalhados pela mesa. Mas o problema não pára por aí! Se essa fosse a única fonte de papelada seria ótimo. Ainda temos de lidar com papéis soltos, páginas impressas, anotações, post-its, agendas, cadernos, revistas, jornais etc. É tanta papelada que organizar tudo se torna um desafio diário.

Posso garantir que é possível vencer essa jornada. Vou resumir alguns passos básicos para auxiliá-lo nesse desafio:

Planeje a aplicação da taxonomia pessoal no seu ambiente físico
Com sua taxonomia definida, o próximo passo é pensar onde ficarão alocadas fisicamente suas categorias principais. Analise seu ambiente atual e especifique a localização dos seus itens.

Nem todas as categorias se encaixam no escritório, algumas ficarão exclusivamente em casa, outras serão divididas por categorias entre casa e escritório. A regra é: o que mais utilizar, mais próximo deve ficar de você.

Pastas, arquivos e sacos plásticos
Dentro das suas categorias principais existem subcategorias que irão armazenar sua papelada. Para organizar esse ambiente é necessário que você utilize pastas, arquivos suspensos, sacos plásticos ou qualquer outro acessório de papelaria que lhe ajude a agrupar seus documentos. Essas pastas devem ser rotuladas com o nome da categoria e, se existirem sacos plásticos dentro das pastas, faça o mesmo para cada um.
Dando um destino à papelada
Agora que seu ambiente está preparado, é hora de dar um destino à sua papelada. Existem três soluções possíveis:

LIXO – Se não servir para nada, jogue fora. Não junte papel à toa. Só guarde o que precisar recuperar no futuro.
GUARDAR – Se deve ser armazenada, classifique em que categoria a sua papelada precisa ficar e arquive-a.
AGIR – Se é necessário tomar alguma ação com aquele papel, imediatamente crie uma tarefa ou compromisso com data e hora marcadas para fazer a ação. O papel pendente hoje, vira a urgência de amanhã.
Mas se você tiver dúvidas do que deve ser armazenado ou pode ser jogado fora, a tabela abaixo traz o período para os documentos mais comuns, de acordo com o Novo Código Civil:

Imposto de Renda, IPTU, IPVA, contas de água, luz, telefone e gás	5 anos
Contrato de seguro (incluindo seguro saúde)	1 ano
Plano de saúde	5 anos
Contrato de aluguel	3 anos
Pagamento de condomínio	5 anos
Prestação da casa	5 anos
Mensalidade escolar	5 anos

Fonte: IDEC – Instituto de Defesa do Consumidor

Bagunça digital: organizando seu nível lógico
Uma das grandes vantagens de viver no século 21 são as facilidades da tecnologia. Você consegue se imaginar sem um editor de textos, e ter de voltar à velha máquina de escrever?

Boa parte do tempo de trabalho atualmente é feita na frente de um computador, logo, esse ambiente precisa ser tão organizado e prático quanto seu ambiente físico. A organização lógica deve seguir os mesmos conceitos da organização física, mas acrescente duas dicas básicas:

1. Utilize uma pasta centralizada para seus documentos
Se você espalhar seus arquivos entre diversas pastas ficará muito complicada e lenta a localização desses arquivos. A partir do Windows 95, a Microsoft sugere uma pasta padrão chamada “Meus Documentos”, na qual deveriam ficar todas as suas outras sub-pastas. A recomendação é valida e compensa.

2. Aplique a taxonomia pessoal no seu computador
A partir da pasta central “Meus Documentos”, crie sub-pastas conforme sua taxonomia pessoal e mova seus arquivos para as pastas correspondentes. Outra sugestão importante é utilizar nomes longos e descritivos para seus arquivos como: relat_vendas_1semestre.doc ao invés de relatoriovendas1.doc, pois dessa forma você pode saber o que é sem precisar abrir o arquivo.

Dicas para o seu e-mail
Em uma pesquisa recente, concluiu-se que as pessoas gastam em média quatro horas por dia lendo e enviando e-mails. Gerenciar e classificar suas mensagens da forma correta é essencial. Veja algumas dicas:

1. Defina horário para seus e-mails.
Evite ficar conectado o dia todo no seu e-mail. Isso só o fará perder o foco e a atenção. Recomendo que estipule horários durante o dia para se dedicar ao e-mail.

2. Crie uma pasta para e-mails IMPORTANTES
Em média 60% de tudo que você recebe em seu e-mail é spam. Esse volume de mensagens indesejadas exige de você um tempo para identificá-las e apagá-las. Algumas vezes até e-mails importantes são jogados fora sem querer nesse processo. O recomendado é criar uma pasta chamada IMPORTANTES e adicionar uma regra no seu e-mail para mover automaticamente mensagens de pessoas IMPORTANTES para essa pasta. Dessa forma, você pode focar sua atenção na pasta IMPORTANTES e deixar a Caixa de Entrada para ser analisada quando sobrar tempo.

3. Processe seus e-mails
Um péssimo hábito é deixar sua caixa de e-mails lotada de mensagens. A forma correta é ter sempre sua caixa vazia ou apenas com e-mails que dependem de terceiros (ações delegadas). Quando você estiver dedicando tempo para ver seus e-mails, processe sua caixa de entrada, isto é, dê um fim para tudo que recebeu:

Lixeira – Caso o e-mail não seja útil, deve ser apagado imediatamente.
Responder – Se você começou a ler o e-mail, responda na mesma hora. Deixar para fazer isso depois vai consumir mais tempo, pois você terá de reler e repensar a resposta. Se for uma pendência, crie uma tarefa para fazer depois. Assim que o e-mail for respondido apague-o. Se precisar futuramente, você pode localizá-lo nos itens enviados ou aguardar a resposta do destinatário.
Agir – Da mesma forma que você fez com sua papelada, faça com seu e-mail. Se ele exigir uma ação, priorize e execute. Não deixe e-mails sem ação.
Armazenar – Se o e-mail contém uma informação importante, ele deve ser armazenado. Você pode mover para uma pasta conforme sua taxonomia pessoal ou criar uma informação com seu e-mail.

*Christian Barbosa é empresário e palestrante especializado em produtividade pessoal, autor do livro A tríade do tempo – a evolução da produtividade pessoal (Editora Campus)