Colaboração: próximo estágio da administração

Como colaborar para ganhar mais tempo e foco?
Primeiro é preciso criar essa cultura na equipe

Por Christian Barbosa*

Já passou a época que administração do tempo era algo exclusivamente pessoal. Apesar de algumas teorias ainda insistirem nisso, é inviável nos tempos atuais acharmos que nosso tempo depende exclusivamente de nós.

Cada vez mais estamos vivendo em uma sociedade colaborativa, em que dependemos de terceiros para executarmos tarefas, concluirmos projetos, tomarmos decisões. A tecnologia, por meio da internet e de redes colaborativas, nos conectou, mas infelizmente não estamos sabendo utilizar bem seus recursos e acabamos perdendo tempo com algo que deveria nos ajudar.

O e-mail, por exemplo, que de todas é a revolução mais presente em nossas vidas, tornou-se quase impossível imaginar o trabalho sem ele. Mas, apesar de essencial, tem sido muito mal utilizado. Estima-se que apenas 10% dos e-mails enviados no mundo sejam úteis. O restante é classificado como spam . Nas empresas, o que costumo observar são péssimas práticas de e-mail que acabam consumindo o tempo de todos, como correntes, cópia para todos, conteúdos incompletos ou de difícil compreensão, excesso de mensagens, etc.

As ferramentas de Messenger (como MSN, Skype, etc.) são extremamente úteis para fazer reuniões rápidas e auxiliar na tomada de decisões, mas as empresas que adotaram a solução corporativa estão revendo sua adoção, pois, na prática, os resultados esperados não apareceram.

As próprias reuniões que independem de tecnologia se transformaram no pior ladrão de tempo corporativo. Recentemente, uma pesquisa realizada pela empresa Tríade do Tempo comprovou que apenas 1/3 das reuniões são realmente necessárias e eficazes.

Esses problemas são constantes no cenário da administração de tempo. Em pleno século XXI, há solução para isso? Sim: Colaboração Produtiva e não simplesmente gestão de tempo por si só! Não adianta ter um planner , usar um smartphone e ser organizadíssimo se o ambiente e as pessoas que trabalham juntas não decidirem colaborar para gerar resultados.

A colaboração já provou que dá resultados. Um exemplo é a própria Wikipedia , uma das maiores enciclopédias mundiais na Internet, que foi criada pela colaboração de milhares de pessoas. Os maiores sistemas operacionais mundiais, como o Windows e o Linux, são fruto de pessoas colaborando. Se estamos vivendo a Era do Conhecimento, a próxima evolução será na direção da Era da Colaboração.

E como colaborar para ganhar mais tempo e foco? Primeiro é preciso criar essa cultura na equipe. Um bom início é convidar o time para pensar em soluções para melhoria do trabalho no ambiente, como, por exemplo, utilizar o e-mail de forma mais eficaz, estipular regras de conduta nesse tipo de comunicação e também para reuniões. Oriente a equipe a planejar em conjunto seus projetos, metas e ações. Não importa o tamanho do departamento, é sempre produtivo, uma vez por semana, discutir as agendas que dependem de terceiros e criar estratégias para prevenção de urgências. É uma reunião simples, mas quando se transforma em uma rotina na empresa gera resultados muito positivos e cria a cultura da colaboração.

Administração de tempo no século XXI é ingrediente-chave para executar a estratégia pessoal ou corporativa, mas sem colaboração fica tudo mais complicado. Pense nisso e veja como você pode melhorar a colaboração do seu time.

Colaboração produtiva é uma solução para administrar o tempo!

*Christian Barbosa é especialista em gerenciamento de tempo e produtividade pessoal e empresarial e conferencista.