Comício

Como fazer para que o ritual burocrático se transforme em fonte de soluções concretas? Como proceder para que não sirva apenas para varrer o lixo para baixo do tapete? Os analistas concordam que a primeira providência é estabelecer hora para a reunião iniciar e hora para terminar. “Se dura mais de duas horas, vira comício”, alerta Gaudêncio Torquato, consultor da GT Marketing e Comunicação, de São Paulo. Claro, ele se refere a reuniões de rotina. Decisões importantes podem exigir mais tempo. Só o que não pode acontecer é a exceção virar regra.

A literatura sobre a metodologia das reuniões recomenda que a agenda esteja previamente estabelecida e que todos os participantes tenham conhecimento dela. “Um encontro improvisado é inadmissível. Todas as partes precisam conhecer o tema e as prioridades a serem estabelecidas”, diz Torquato, que é professor de Comunicação Organizacional da ECA (Escola de Comunicação e Arte da USP) e autor de Cultura, Poder, Comunicação e Imagem – Fundamentos da Nova Empresa (Editora Pioneira). Ele ressalta que muito palavrório provoca dormência. “Só falta o travesseiro.” O professor da ECA condena também o virtuosismo verbal. Um discurso pode ser brilhante, mas ineficaz quanto a resultados concretos que se pretenda atingir. “É como diz o Felipão: não adianta jogar bonito, o que importa é bola na rede.”

Para encaminhar a reunião com objetividade, é recomendável criar a figura de um líder. Alguns também o chamam coordenador ou facilitador. Torquato, da ECA, prefere “ombudsman de reunião”. É a pessoa encarregada de mediar e animar a conversa. Controla o tempo que cada um fala e censura quando alguém foge do assunto. Nem sempre a função é exercida por quem ocupa cargo mais elevado. A escolha deve recair sobre o mais apto a disciplinar os colegas. A pergunta é inevitável: e se o presidente da companhia estiver atrasando a reunião com divagações celestiais? “Um bom presidente haverá de gostar se estiver falando demais e alguém o avisar”, acredita Torquato.

Neste caso, ele sugere técnicas de argumentação diplomáticas e educadas para mandar o chefe calar a boca com o mínimo de constrangimento. Outra forma de puxar a orelha com discrição é olhar insistentemente para o relógio. Há quem ache a figura do líder de reunião muito solitária e receite um segundo personagem na hierarquia. Enquanto o coordenador teria a incumbência de conduzir a conversa em busca de consenso, um assistente se encarregaria da parte disciplinar, controlando o horário e reprimindo a conversa paralela. Silveira Neto, da PUC/RJ, denomina o ajudante de “anjo da guarda”. “Só é chamado quando as coisas vão mal.”

Inibir a confusão

Na última década, as novas tecnologias mudaram o caráter da reunião. Reunir-se por meio de videoconferência, telefone, e-mail ou internet é uma prática que se tornou corriqueira. Na filial de Porto Alegre da HQ – empresa especia-lizada na terceirização de escritórios, com matriz em São Paulo – 30% dos encontros ocorrem por videoconfe-rência. “A demanda aumentou após os atentados em território americano. O pessoal está com medo de viajar”, informa Carolina Cruz, gerente regional da HQ.

A reunião virtual não elimina apenas distâncias. “Tem a vantagem de inibir a confusão. Ninguém fala ao mesmo tempo; caso contrário, fica inaudível”, diz Carmen Peres, da IBM. A diretora de recursos humanos da multinacional prefere a conference call à videoconferência por acreditar que a ferramenta inventada por Graham Bell ainda é mais confiável. “Falo por experiência pessoal. Em telecon-ferências, quase sempre entra em campo a Lei de Murphy: cai a linha, corta o som ou desfaz a imagem. Já o telefone funciona sempre”, afirma.

Paulo Affonso Feijó, ex-presidente da Associação Brasileira de Supermercados, hoje sócio da Telefonica na ponto-com Mercador, utiliza o programa de correio eletrônico de seu PC para convocar, preparar e, não raro, realizar as reuniões. Feijó tem o hábito de fixar tempo para cada item da pauta e é conhecido por seu rigor. Costuma participar de reuniões com clientes ou funcionários nos locais mais inusitados, como salas de espera de aeroportos, com o laptop no colo. “O avanço da tecno-logia permite que sejamos mais produtivos e ágeis.”

Como não existe solução mágica, reunião virtual não traz apenas benefícios. “A desvantagem é que você não vê a reação do interlocutor”, acredita Carmen Peres, da IBM. “E-mail não ruboriza ou franze a testa. Não é olho no olho”, concorda o consultor Waldez Ludwig. “A internet matou processos antigos de comunicação que eram importantes e tinham valor. Além do memorando, recomendo a volta do mural. É ideal para divulgação, todo o mundo vê. Sobretudo, evita muita reunião.”

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