Água, café e muita conversa fiada
Reuniões longa e improdutivas são uma praga: Fazem mal a saúde financeira da empresa, ao ambiente de trabalho - e geram novas reuniões

Paulo César Teixeira


Diz a lenda que, quando não se quer resolver algum assunto, convoca-se uma reunião. Trata-se de uma piada, ou pelo menos de um evidente exagero. Reunir-se para trocar idéias e encaminhar soluções ainda é uma importante ferramenta da gestão empresarial e também um dos principais canais de comunicação das organizações. Entretanto, a febre de reuniões improdutivas pode ser um sintoma de acomodação. O sinal de alarme ecoa quando elas duram mais do que deveriam ou carecem de planejamento. Nestes casos, transformam-se em válvulas de escape para fugir de respostas objetivas e soluções de consenso. As companhias estão atentas à questão por um motivo óbvio: a praga de reuniões inúteis custa dinheiro.

As pesquisas mostram que os executivos brasileiros gastam de 35% a 40% do tempo participando de reuniões, de acordo com o professor Fernando Henrique Silveira Neto, dos departamentos de Engenharia Industrial e de Informática da PUC/RJ. Analistas americanos calculam em US$ 1 por minuto o custo médio de um executivo bem situado na carreira. Outros arredondam para US$ 100 por hora, levando em conta não apenas salário e benefícios sociais, mas também a infra-estrutura (ar-condicionado, estacionamento, refeitório etc.) posta à sua disposição. Um encontro de seis executivos com duração de duas horas, portanto, significa um custo de US$ 1.200. É possível argumentar que, reunidos ou não, os profissionais têm a mesma remuneração. “O foco do problema é que poderiam estar envolvidos em tarefas mais produtivas”, diz Silveira Neto, autor dos livros Outra Reunião? (COP Editora) e Ganhe Tempo Planejando (Editora Gente).

Sob a ótica da eficiência, a reunião só se justifica na medida em que viabiliza resultados econômicos superiores ao custo de fazê-la. O professor da PUC/RJ destaca que, em muitas ocasiões, acontece exatamente o contrário: quanto mais tempo se gasta no debate, menos reais entram no cofre da empresa. Mas, a bem da verdade, não é apenas o prejuízo financeiro que incomoda. “Além de perda de dinheiro, energia e tempo, reunião improdutiva é fator de irritação. Cria um clima negativo na organização”, afirma Carmen Peres, diretora de recursos humanos da IBM no Brasil. O baixo astral espalhado após uma seqüência de encontros inúteis é um inimigo invisível, que precisa ser atacado. Por isso, a IBM incluiu o aprendizado de como conduzir reuniões no treinamento de seus futuros gerentes.

Não é a única companhia a tratar do assunto. Há cerca de um ano e meio, o professor Silveira Neto realizou 41 palestras nas fábricas da Volkswagen no Brasil. Constatou que os gerentes perdiam 60% do tempo trancados em salas atapetadas, sorvendo água e café em quantidade, com uma placa pendurada na porta: “Em reunião. Por favor, não perturbe”. Conseguiam chegar a sua própria mesa de trabalho só às 4 horas da tarde e não abandonavam a empresa antes das 10 da noite. Quando alteraram a conduta, eles se surpreenderam com o tempo extra que passaram a dispor no serviço e mais ainda com a oportunidade de chegar em casa mais cedo. “Eliminar a reunião? Não tem jeito. O melhor é organizá-la. O problema é que organizar é uma palavra chata para nós. É a cultura do país”, lamenta Silveira Neto.

O consultor de empresas Waldez Ludwig, sócio da MCG Qualidade, de Porto Alegre, atribui a “reunite aguda” a falhas do processo de comunicação. Para ele, só faz sentido marcar reunião se for para encaminhar soluções consensuais. “A maior parte é para comunicar algo. Ora, neste caso, é melhor ressuscitar o velho e bom memorando”, diz Ludwig, que ganhou notoriedade ao participar do programa Conta Corrente, do canal a cabo Globo.news, e hoje faz mais de 120 palestras por ano, em companhias como Coca-Cola, Xerox e Varig. Uma organização que guarda demasiados “segredos de Estado” polui o canal de comunicação interna, afirma o consultor. “Gera fofoca e, claro, muita reunião. Toda hora tem de se reunir para explicar o que não foi bem entendido.”

O publicitário Fernando Picoral, sócio-diretor da agência Escala, lembra que a palavra até ganhou um conteúdo ambíguo. “Quando alguém não quer receber outra pessoa ou atender ao telefone, diz que está em reunião. Quem diz que não foi ao shopping dar uma voltinha?” Marcelo Pires, sócio da agência de propaganda porto-alegrense Upper Comunicação e Marketing, ressalta que o modelo de reunião reflete a organização da empresa. “Se ela é burocratizada, com departamentos inchados, não será surpresa se promover reuniões insuportáveis”, ressalta.

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