Água, café e conversa fiada
Reuniões longas e improdutivas são uma praga, fazem mal a saúde financeira da empresa, ao ambiente de trabalho e geram novas reuniões

Por Paulo César Teixeira*

Diz a lenda que, quando não se quer resolver algum assunto, convoca-se uma reunião. Trata-se de uma piada ou pelo menos de um evidente exagero. Reunir-se para trocar idéias e encaminhar soluções ainda é uma importante ferramenta da gestão empresarial e também um dos principais canais de comunicação das organizações. Entretanto, a febre de reuniões improdutivas pode ser um sintoma de acomodação. O sinal de alarme ecoa quando elas duram mais do que deveriam ou carecem de planejamento. Nestes casos, se transformam em válvulas de escape para fugir de respostas objetivas e soluções de consenso. As companhias estão atentas à questão por um motivo óbvio: a praga de reuniões inúteis custa dinheiro.

Os executivos brasileiros gastam de 35% a 40% do tempo participando de reuniões, de acordo com o professor Fernando Henrique Silveira Neto, dos departamentos de Engenharia Industrial e de Informática da PUC/RJ. “O foco do problema é que poderiam estar envolvidos em tarefas mais produtivas”, diz Silveira Neto, autor dos livros Outra Reunião? (COP Editora) e Ganhe Tempo Planejando (Editora Gente).

Sob a ótica da eficiência, a reunião só se justifica na medida em que viabiliza resultados econômicos superiores ao custo de fazê-la. O professor da PUC/RJ destaca que, em muitas ocasiões, acontece exatamente o contrário: quanto mais tempo se gasta no debate, menos reais entram no cofre da empresa. Mas, a bem da verdade, não é apenas o prejuízo financeiro que incomoda. “Além de perda de dinheiro, energia e tempo, reunião improdutiva é fator de irritação. Cria um clima negativo na organização”, afirma Carmen Peres, diretora de Recursos Humanos da IBM no Brasil. O baixo astral espalhado após uma seqüência de encontros inúteis é um inimigo invisível, que precisa ser atacado. Por isso, a IBM incluiu o aprendizado de como conduzir reuniões no treinamento de seus futuros gerentes.

A IBM não é a única companhia a tratar do assunto. Há cerca de um ano e meio, o professor Silveira Neto realizou 41 palestras nas fábricas da Volkswagen no Brasil. Constatou que os gerentes perdiam 60% do tempo trancados em salas atapetadas, sorvendo água e café em quantidade, com uma placa pendurada na porta: “Em reunião. Por favor, não perturbe”. Conseguiam chegar a sua própria mesa de trabalho só às 16 horas e não abandonavam a empresa antes das 22h. Quando alteraram a conduta, eles se surpreenderam com o tempo extra que passaram a dispor no serviço e mais ainda com a oportunidade de chegar em casa mais cedo. “Eliminar a reunião? Não tem jeito. O melhor é organizá-la. O problema é que organizar é uma palavra chata para nós. É a cultura do País”, lamenta Silveira Neto.

O consultor de empresas Waldez Ludwig, sócio da MCG Qualidade, de Porto Alegre, atribui a “reunite aguda” às falhas do processo de comunicação. Para ele, só faz sentido marcar reunião se for para encaminhar soluções consensuais. “A maior parte é para comunicar algo. Ora, neste caso, é melhor ressuscitar o velho e bom memorando”, diz Ludwig. Uma organização que guarda demasiados “segredos de Estado” polui o canal de comunicação interna, afirma o consultor. “Gera fofoca e, claro, muita reunião. Toda hora tem de se reunir para explicar o que não foi bem entendido”.

Comício
Como fazer para que o ritual burocrático se transforme em fonte de soluções concretas? Como proceder para que não sirva apenas para varrer o lixo para baixo do tapete? Os analistas concordam que a primeira providência é estabelecer hora para a reunião iniciar e hora para terminar. “Se dura mais de duas horas, vira comício”, alerta Gaudêncio Torquato, consultor da GT Marketing e Comunicação, de São Paulo. Claro, ele se refere a reuniões de rotina. Decisões importantes podem exigir mais tempo. Só o que não pode acontecer é a exceção virar regra.

A literatura sobre a metodologia das reuniões recomenda que a agenda esteja previamente estabelecida e que todos os participantes tenham conhecimento dela. “Um encontro improvisado é inadmissível. Todas as partes precisam conhecer o tema e as prioridades a serem estabelecidas”, diz Torquato, que é professor de Comunicação Organizacional da ECA (Escola de Comunicação e Arte da USP). Ele ressalta que muito palavrório provoca dormência. “Só falta o travesseiro”. O professor da ECA condena também o virtuosismo verbal. Um discurso pode ser brilhante, mas ineficaz quanto a resultados concretos que se pretenda atingir. “É como diz o Felipão: não adianta jogar bonito, o que importa é bola na rede”.

Inibir a confusão
Na última década, as novas tecnologias mudaram o caráter da reunião. Reunir-se por meio de videoconferência, telefone, e-mail ou internet é uma prática que se tornou corriqueira. A reunião virtual não elimina apenas distâncias. “Tem a vantagem de inibir a confusão. Ninguém fala ao mesmo tempo, caso contrário, fica inaudível”, diz Carmen Peres, da IBM.

Como não existe solução mágica, reunião virtual não traz apenas benefícios. “A desvantagem é que você não vê a reação do interlocutor”, acredita Carmen Peres, da IBM. “E-mail não ruboriza ou franze a testa. Não é olho no olho”, concorda o consultor Waldez Ludwig. “A internet matou processos antigos de comunicação que eram importantes e tinham valor. Além do memorando, recomendo a volta do mural. É ideal para divulgação, todo o mundo vê. Sobretudo, evita muita reunião”.

Táticas para vencer o tédio
Retirar as cadeiras da sala de reuniões. Esta é uma das táticas de guerra que as empresas adotam para estancar a febre de reuniões improdutivas. Um exemplo é o departamento de marketing da Marcopolo – uma das três maiores fabricantes de carrocerias de ônibus do mundo, com sede em Caxias do Sul (RS). Já no início dos anos 70, o mesmo procedimento teria sido adotado pelo general Ernesto Geisel, quando presidia a Petrobras. Pelo menos, esta é uma das histórias que cercam a figura sisuda e enigmática do ex-presidente da República. Irritado com a morosidade do dia-a-dia na gigante estatal, Geisel teria partido para uma solução radical ao reunir a diretoria da empresa. Ficar em pé gera um desconforto que serve de combustível para agilizar as decisões. Autores norte-americanos, pragmáticos, sugerem reuniões no corredor para que os participantes fiquem expostos e não caiam na tentação de empurrar as soluções com a barriga. Os mais xiitas pregam a abolição do café e da água. Mas isso já é terrorismo.

Outros preferem a tática da informalidade, como o publicitário Washington Olivetto, da W Brasil. Se o tema envolve no máximo duas ou três pessoas, reúne a turma no sofá do corredor e bate o martelo. Na mesa de criação da agência, há sempre uma cadeira vazia à espera de Olivetto, para que ele promova um encontro improvisado na hora que bem entender. Agora, se o tema é complexo, o publicitário não hesita em perder seis horas na sala de reuniões da W Brasil, servindo água, café, chiclete e bala aos participantes. Caso o encontro se prolongue noite adentro, o mimo é maior, com cerveja e uísque.